Jeden z łódzkich radnych osiedlowych poprosił Prezydenta Łodzi o protokoły z posiedzeń rady, w której zasiada. Urząd najpierw odesłał go do siedziby rady, a przed sądem dodał, że skoro był na posiedzeniach, to informację już ma. Przystąpiliśmy do sprawy. Tym bardziej, że gdy o te same protokoły poprosiliśmy sami, dostaliśmy je bez problemu.

Radny złożył do Prezydenta Miasta Łodzi wniosek o udostępnienie protokołów z posiedzeń rady od października 2025 r. Poprosił o odpowiedź mailem, na adres, z którego wysłał wniosek.

Urząd zamiast udostępnić protokoły odpowiedział, że radny ma do nich dostęp w siedzibie rady i tam może je przejrzeć – zresztą jak każdy mieszkaniec. Nie wyjaśnił, dlaczego nie może ich wysłać pocztą elektroniczną.

Wnioskodawca złożył skargę na bezczynność do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi. Dopiero w odpowiedzi na skargę urząd sięgnął po nowy argument: skarżący prawdopodobnie uczestniczył w posiedzeniach, więc zna ich przebieg, a „nie można żądać dostępu do czegoś, co się już posiada”.

Forma wskazana we wniosku nie jest propozycją

Ustawa o dostępie do informacji publicznej jest tu jednoznaczna. Zgodnie z art. 14 ust. 1 informację udostępnia się w sposób i w formie zgodnych z wnioskiem. Wyjątek dotyczy sytuacji, w której środki techniczne organu na to nie pozwalają – i nawet wtedy organ musi pisemnie wyjaśnić przyczyny i wskazać, jak może udostępnić informację niezwłocznie. Urząd Miasta Łodzi dysponuje pocztą elektroniczną. Odesłanie wnioskodawcy do siedziby rady, bez żadnego uzasadnienia, jest po prostu niewykonaniem wniosku.

Nie istnieje też żaden przepis rangi ustawowej, który wprowadzałby odrębny tryb dostępu do protokołów rad osiedli. Zasady dostępu do dokumentacji rady, na które powołuje się urząd, nie zastąpią ustawy. W tej sytuacji należy zastosować ustawę o dostępie do informacji publicznej. 

Obecność na sali to nie protokół

Urząd oparł swoją tezę o „posiadaniu informacji” na trzech orzeczeniach: wyroku NSA z 20 listopada 2003 r. (II SAB 372/03), wyroku NSA z 11 marca 2015 r. (I OSK 934/14) i wyroku WSA w Warszawie z 9 stycznia 2014 r. (VIII SAB/Wa 52/13). Przeczytaliśmy je. We wszystkich trzech sprawach wnioskodawcy już mieli protokoły i domagali się dodatkowo nagrań z posiedzeń. Sądy nie uznały, że sama obecność zastępuje protokół. Przeciwnie – wskazywały, że wnioskodawca mógł zapoznać się z przebiegiem sesji właśnie dzięki protokołowi, który otrzymał. Orzeczenia przywołane przez urząd przemawiają więc za wysłaniem dokumentów, a nie przeciw temu.

Protokół jest oficjalnym pisemnym sprawozdaniem z posiedzenia. Uczestnik posiedzenia wie, co się na nim działo. Nie wie, jak to zapisano. A między jednym a drugim zdarzają się rozbieżności – właśnie po to istnieje procedura prostowania protokołów. Ludzka pamięć jest selektywna, zmienia się pod wpływem emocji i kolejnych doświadczeń, z czasem zanika. Protokół nie. Trafnie ujął to WSA w Krakowie w wyroku z 7 czerwca 2022 r. (II SAB/Kr 42/22): obecność na spotkaniu oznacza tylko tyle, że znany jest jego przebieg, ale nie treść protokołu, którego uczestnik nie posiada.

Argument urzędu prowadzi zresztą do absurdu. Osoba, która przyszła na posiedzenie, miałaby mniej praw niż ta, która została w domu.

Nam wysłali

21 lipca 2026 r. złożyliśmy do Prezydenta Łodzi wniosek o te same protokoły. 20 sierpnia dostaliśmy je w odpowiedzi. Ten sam organ, ta sama informacja, inny wnioskodawca – i zupełnie inny wynik. Trudno o wyraźniejszy przykład naruszenia art. 32 Konstytucji, czyli zasady równości wobec prawa i równego traktowania przez władze publiczne.

Do tego skarżący, jak nam przekazał, nie był obecny na wszystkich posiedzeniach od października 2025 r. Urząd twierdzi inaczej i powołuje się na listy obecności z jego podpisami – ale ich nie przedstawił.

Stanowisko urzędu jest przy tym wewnętrznie sprzeczne. W odpowiedzi na wniosek deklaruje gotowość udostępnienia protokołów do wglądu. W odpowiedzi na skargę twierdzi, że nie ma obowiązku udostępniać ich w ogóle. Urząd sam nie wie, czy protokoły się skarżącemu należą.

Włączamy się w postępowanie

Wnieśliśmy do sądu wniosek o dopuszczenie naszego Stowarzyszenia do udziału w postępowaniu i uwzględnienie skargi. Naszym zdaniem naruszenie prawa ma charakter rażący, wnioskodawca od miesięcy czeka na dokumenty, które urząd bez problemu wysłał nam, a pieniądze publiczne idą na obronę odmowy.

Dostęp do protokołów z posiedzeń organów kolegialnych – także rad osiedli – przysługuje każdej osobie niezależnie od tego, czy siedziała na sali.