1 czerwca weszła w życie nowelizacja Kodeksu Postępowania Administracyjnego, zgodnie z którą korespondencja między podmiotami publicznymi, jeśli dotyczy postępowania administracyjnego, powinna odbywać się jedynie drogą elektroniczną. Pomysł godny pochwały nie tylko ze względu na oszczędność papieru, ale też czasu pracowników. Czy jednak urzędy są w stanie sprostać temu wyzwaniu i zrezygnować z tradycyjnych listów?
Mniej kopert do zaklejenia?
Zgłosił się do nas pracownik jednego z urzędów gminy, sfrustrowany tym, że, mimo zmian w prawie, sterta korespondencji na jego biurku wcale nie zmalała i wciąż poświęca dużo czasu na zaklejanie kopert.
Chcąc sprawdzić, jak wygląda sytuacja w innych urzędach, postanowiliśmy przyjrzeć się jednemu powiatowi. Wybraliśmy powiat krakowski, ponieważ jest dosyć zróżnicowany, są w nim zarówno gminy miejskie i wiejskie. Poza urzędami gmin i miast, wnioski powędrowały również do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego, Urzędu Marszałkowskiego, Starostwa Powiatowego, Samorządowego Kolegium Odwoławczego, Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego, Państwowej Inspekcji Sanitarnej w Krakowie oraz Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska.
W połowie listopada do 24 urzędów powiatu krakowskiego wysłaliśmy wniosek o informację publiczną następującej treści:
W związku w wejściem w życie z dniem 1 czerwca 2017 r. zapisów ustawy z dnia 7 kwietnia 2017 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2017 poz. 935), wprowadzającej do Kodeksu Postępowania Administracyjnego Art. 39-2: “W przypadku gdy stroną lub innym uczestnikiem postępowania jest podmiot publiczny obowiązany do udostępniania i obsługi elektronicznej skrzynki podawczej na podstawie art. 16 ust. 1a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570) doręczenia dokonuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą tego podmiotu. Przepisu art. 39-1 nie stosuje się.” proszę o udostępnienie następujących informacji:
- Czy cała korespondencja urzędu z podmiotami publicznymi, czyli innymi urzędami, szkołami, przedszkolami itp. jest realizowana na drodze elektronicznej?
- Jaki procentowo i w sztukach korespondencji urzędu był udział przesyłek do podmiotów publicznych w miesiącach styczeń-maj 2017 r.?
- Jaki był koszt korespondencji listowej ogółem oraz kierowanej do podmiotów publicznych w miesiącach styczeń-maj 2017 r.?
- Jaki jest koszt korespondencji listowej ogółem od czerwca 2017 r.?
- Czy po dniu 1 czerwca 2017 r. korespondencja urzędu z podmiotami publicznymi jest prowadzona wyłącznie droga elektroniczną?
- Jeśli na pytanie nr 5 odpowiedź brzmi “nie”, to jakie są przeszkody we wdrożeniu tego rozwiązania w pełni lub częściowo?
- Jeśli na pytanie nr 5 odpowiedź brzmi “nie”, to jaki procentowo i w sztukach korespondencji urzędu jest udział przesyłek do podmiotów publicznych od czerwca 2017 r.?
- Jeśli na pytanie nr 5 odpowiedź brzmi “nie”, to jaki jest koszt korespondencji listowej do podmiotów publicznych od czerwca 2017 r.?
Wnioskowane informacje prosimy przesłać na adres tego maila.
Na nasz wniosek odpowiedziało 17 urzędów (poniżej linki do odpowiedzi), 15 udzieliło odpowiedzi na prawie wszystkie pytania, choć niektóre przedłużały termin odpowiedzi, Urząd Marszałkowski uznał, że część pytań dotyczy informacji przetworzonej, natomiast urząd gminy Wielka Wieś całość potraktował jako wniosek dotyczący informacji przetworzonej. W takim przypadku trzeba wykazać szczególnie istotny interes publiczny, aby uzyskać informację. Nie zamierzaliśmy niczego wykazywać, stojąc na stanowisku, że wnioskujemy o informację prostą, czyli taką, którą urząd już posiada, a nie przetworzoną, którą musi dopiero na nasze żądanie wytworzyć. W związku z tym oba urzędy wydały decyzje o nieudostępnieniu nam tych danych.
- Małopolski Urząd Wojewódzki
- Urząd Marszałkowski- Małopolska
- Starostwo powiatowe w Krakowie
- Samorządowe Kolegium Odwoławcze Kraków
- Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego powiat krakowski ziemski
- Państwowy Powiatowy Inspektorat Sanitarny w Krakowie
- Regionalna Dyrekcja Ochrony Środowiska w Krakowie
- Urząd Gminy Czernichów
- Urząd Gminy Igołomia-Wawrzeńczyce
- Urząd Gminy Iwanowice
- Urząd Gminy Jerzmanowice-Przeginia
- Urząd Gminy Kocmyrzów-Luborzyca
- Urząd Miejski Krzeszowice
- Urząd Gminy Liszki
- Urząd Gminy Michałowice
- Urząd Gminy Mogilany
- Urząd Miasta i Gminy Skała
- Urząd Miasta i Gminy Skawina
- Urząd Miejski Słomniki
- Urząd Gminy Sułoszowa
- Urząd Miasta i Gminy Świątniki Górne
- Urząd Gminy Wielka Wieś
- Urząd Gminy Zabierzów
- Urząd Gminy Zielonki
System awaryjny i nieintuicyjny
W żadnym z zapytanych urzędów korespondencja z innymi organami administracji publicznej nie jest prowadzona wyłącznie elektronicznie, a poziom przesyłania dokumentów tą drogą jest niski. Większość instytucji podaje podobne powody, dla których nie udało im się jeszcze wdrożyć nowych przepisów Kodeksów Postępowania Administracyjnego. Podstawowym problemem jest fakt, iż nie wszyscy adresaci mają Elektroniczną Skrzynkę Podawczą, a nawet jeśli mają, nie zawsze podają jej adres.
W odpowiedzi Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego czytamy:
Nie wszystkie podmioty posiadają Elektroniczne Skrzynki Podawcze na ePUAP (nie posiadają np. PKP, spółki wodne, niektóre oddziały ZUS)
Poza tym urzędy zazwyczaj odpowiadają na korespondencję w takiej formie, w jakiej sami ją otrzymali, a że poczta przychodząca to głównie tradycyjne listy, to wychodząca wygląda podobnie.
Innym ważnym problemem, na który zwraca uwagę Samorządowe Kolegium Odwoławcze, jest konieczność wyposażenia większej liczby pracowników w podpisy elektroniczne, co z kolei wiąże się z wydatkami. Część urzędów zniechęca fakt, że Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej jest niestabilna i nieintuicyjna. Dla wielu urzędników z kolei problematyczne jest również wysyłanie drogą elektroniczną materiałów, które mają dużą ilość załączników. Nie wszystkie załączniki można też przerobić na formę elektroniczną.
Mimo że w urzędach gmin czy miast korespondencja z instytucjami publicznymi to średnio ok. 5% wszystkich listów, to już na poziomie wyższych instytucji ta korespondencja stanowi wyższy odsetek. W Państwowej Inspekcji Sanitarnej to 30%, w Starostwie Powiatowym – 17,85%, Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim 18,57%. Patrząc na liczby, które podają urzędy w swoich odpowiedziach, można szacować, że w skali województwa koszt korespondencji pomiędzy organami administracji może przekraczać 2 mln złotych. Zwiększając liczbę dokumentów przysłanych drogą elektroniczną można byłoby znacząco obniżyć tę kwotę, nie mówiąc o oszczędności czasu.
Żeby jednak tak się stało, należałoby w pierwszej kolejności wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów wewnątrz instytucji, ponieważ wiele urzędów, przechowując dane w wersji papierowej, ma problem z przesłaniem ich w wersji elektronicznej. Istotną przeszkodą jest też ograniczenie pracownikom tych instytucji dostępu do podpisów elektronicznych, co sprawia, że przekazywanie korespondencji w formie papierowej bywa, paradoksalnie, szybsze, gdyż nie wymaga bezpośredniego angażowania “wysokiego” przełożonego. Najwyraźniej też ograniczenia techniczne istniejących systemów zniechęcają decydentów w poszczególnych instytucjach do przejścia na w pełni elektroniczny obieg dokumentów.
Wnioski Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego wskazują też na lukę w systemie w postaci braku przepisów regulującej przekazywanie dokumentacji pomiędzy różnymi “rodzajami” organów – z administracyjnych do sądowniczych lub podatkowych, nie wspominając np. o NFZ czy ZUS.
Jak to zmienić?
Zasadne wydaje się lobbowanie w kierunku wdrożenia rozwiązania systemowego, zarówno na poziomie prawnym, jak też na poziomie technologicznym – utworzenia jednolitej platformy, na której mogłyby działać różnego rodzaju instytucje. Wydaje się, że fragmentaryczne rozwiązania to nadal w znacznym stopniu “para w gwizdek”, bo bez całościowego podejścia do elektronizacji administracji i aparatu państwowego większość działań będzie skazana na porażkę. Wystarczy spojrzeć na wciąż kulejący ePUAP, problemy z wdrażaniem systemu Centralnej Ewidencji Pojazdów czy wieloletnie opóźnienie w elektronizacji informacji o pacjentach w NFZ.
Na te problemy zresztą wskazuje też najwyraźniej unik Marszałka Województwa, odmawiającego odpowiedzi na część pytań. Przy znacznej cyfryzacji danych w urzędzie wygenerowanie odpowiedzi byłoby kwestią kilkunastu “kliknięć”. Najwyraźniej sprawa organizacyjnie okazała się bardzo trudna – skoro urząd uznał, że nasz wniosek dotyczy informacji przetworzonej.
Braku elektronicznej korespondencji między urzędami generuje wyższe koszty, ale też utrudnia sprawny nadzór nad prowadzonymi sprawami i ogólnie nad działalnością urzędów.
Kiedy już uporamy się z problemem elektronicznego obiegu dokumentów wewnątrz urzędów i między nimi, warto pomyśleć o wdrożeniu elektronicznej komunikacji na linii obywatel-urząd – bo to ona generuje większość kosztów obsługi i pochłania najwięcej czasu urzędników. W końcu obecne prawo pozwala nawet na wydawanie decyzji z podpisem elektronicznym.
Komentarze