Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji w ramach projektu systemowego „Szkolenia i pomoc doradcza w zakresie etyki i unikania konfliktu interesów w samorządzie terytorialnym” prowadzi  akcję „Przejrzysty BIP”, w ramach której promuje standardy Biuletynów Informacji Publicznej.

Pismem z dnia 28 lipca 2010 r. Departament Administracji Publicznej zwrócił się do 13 organizacji o przedstawienie ewentualnych uwag do projektu minimalnego standardu informacji dla „Przejrzystego BIP”.

W dniu 27 sierpnia 2010 r. Stowarzyszenie Liderów Lokalnych Grup Obywatelskich (Sieć Obywatelska Watchdog Polska), Stowarzyszenie Wzajemnej Pomocy Bona Fides, Stowarzyszenie Razem dla Innych złożyły wspólne uwagi do przedstawionego standardu, które znajdują się poniżej.

Dotyczy: Akcji „Przejrzysty BIP” w ramach projektu systemowego „Szkolenia i pomoc doradcza w zakresie etyki i unikania konfliktu interesów w samorządzie terytorialnym”.

Prezentowane stanowisko składane jest w imieniu:

Stowarzyszenia Liderów Lokalnych Grup Obywatelskich

Stowarzyszenia Wzajemnej Pomocy Bona Fides

Stowarzyszenia Razem dla Innych

Z zadowoleniem przyjęliśmy informację o opracowaniu przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji Minimalnego standardu informacji dla „Przejrzystej strony BIP”, który powstał w ramach projektu systemowego „Szkolenia i pomoc doradcza z zakresu etyki i unikania konfliktu interesu w samorządzie terytorialnym” realizowanego w ramach Działania 5.2 POKL.

Wyrażamy jednocześnie zdziwienie, że mimo powołania się na stronie 2 opracowania na „Indeks przejrzystości Biuletynów Informacji Publicznej gmin woj. Śląskiego” zrealizowanego przez Stowarzyszenie Pomocy Wzajemnej Bona Fides oraz „Raportu z monitoringu Biuletynów Informacji Publicznej woj. warmińsko-mazurskiego – 2009” stworzonego przez Stowarzyszenie Razem dla Innych, obydwie te organizacje nie były poproszone o przesyłanie uwag odnośnie dokumentu MSWiA. Ministerstwo nie zwróciło się również w tej sprawie do Stowarzyszenia Liderów Lokalnych Grup Obywatelskich, które od 2006 roku prowadzi Pozarządowe Centrum Dostępu do Informacji Publicznej, regularnie zajmuje stanowiska (również w zakresie działań MSWiA) dotyczące prawa dostępu do informacji publicznej oraz wspierało wymienione wyżej stowarzyszenia w toku realizacji projektów dotyczących Biuletynów Informacji Publicznej. Ponadto, strony internetowe SLLGO i Stowarzyszenia Bona Fides zostały wskazane przez samych autorów publikacji jako portale poświęcone problematyce BIP. Na podstawie tych informacji zawartych w omawianym dokumencie, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji miało pełną wiedzę o roli wszystkich trzech organizacji w działaniach na rzecz jawności informacji publicznych ze szczególnym uwzględnieniem przejrzystego BIP.

Niemniej, Stowarzyszenie Liderów Lokalnych Grup Obywatelskich, Stowarzyszenie Pomocy Wzajemnej Bona Fides oraz Stowarzyszenie Razem dla Innych, biorąc pod uwagę ważność tematu i chęć zaprezentowania swoich doświadczeń przekazuje w niniejszym piśmie swoje sugestie do treści  Minimalnych standardów informacji dla „Przejrzystej strony BIP”.

I.    Uwagi ogólne.

Zdajemy sobie sprawę z faktu, iż komentowany dokument został opracowany na potrzeby konkursu dla jednostek samorządu terytorialnego. Zwracamy jednak uwagę, że nie uwzględnia on, a przynajmniej nie odnosi się do zaawansowanych prac nad Scentralizowanym Systemem Dostępu do Informacji Publicznej (31-CPI-WA-2244/09). Na stronie 14 załącznika 5 do ogłoszenia o zamówieniu publicznym na system mowa jest między innymi o prezentacji treści systemu, a z informacji przekazanych przez MSWiA wynika, że na dzień 2 lipca 2010 r. trwały prace nad przygotowaniem Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Uważamy, że z uwagi na to, iż obydwie czynności wykonywane są w ramach tego samego resortu uwzględnić w SIWZ również standardy określone w dokumencie przygotowanym w ramach projektu POKL 5.2. Zapewni to pełną i rzeczywistą realizację standardów przejrzystej strony BIP. Należy także uwzględnić w treści opracowania rozwiązania przewidziane w przygotowanej przez MSWiA nowelizacji ustawy o dostępie do informacji publicznej zawierającej implementacje przepisów Dyrektywy UE  2003/98/WE o ponownym wykorzystaniu informacji sektora publicznego, które w znaczącym stopniu odnoszą się również do stron Biuletynu Informacji Publicznej.

Opracowując standardy należy wziąć pod uwagę ogół prac wykonywanych przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji dotyczących Biuletynu Informacji Publicznej. W przeciwnym razie, wypracowane standardy mogą okazać się niedługo nieaktualne, gdyż nie będą uwzględniać wymagań przewidzianych w nowelizacji ustawy i aktach wykonawczych do niej.
Wydaje nam się, że wskazane byłoby również szersze opisanie  we wstępie celów i założeń konkursu. Pozwoli to na sprawniejsze jego przeprowadzenie i zrealizowanie, jako efektu końcowego, zwiększenie przejrzystości jednostek samorządu terytorialnego, a także umożliwi zainteresowanym obywatelom ocenę prawidłowości wdrażania standardów.

Ponadto w tekście istnieje zbyt wiele odwołań do „opcjonalności” zamieszczenia określonych informacji. Często, pozostawienie takiego wyboru może powodować, że strona BIP będzie prowadzona niezgodnie z przepisami prawa. Jest to szczególnie widoczne w standardzie II. 1. g. na stronie 9, gdzie napisane zostało, że „wskazane jest również opublikowanie informacji o udzielonej pomocy publicznej”. Tymczasem, zgodnie z art 8 ust. 3 w związku z art. 6 ust. 1 pkt 5 lit. g ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej istnieje obowiązek umieszczania takich informacji w Biuletynie Informacji Publicznej. W konkursie powinny być promowane rozwiązania innowacyjne, natomiast można odnieść wrażenie, że autorzy opracowania chcą nagradzać urzędy, które wywiązuję się po prostu z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

Dokument wymaga też zmiany struktury, tak, aby treść poszczególnych standardów była ujęta w sposób kompleksowy. W obecnej wersji, informacje są umieszczane w różnych częściach, często się powtarzając, co wpływa na spójność tekstu i może wywołać problemy w zastosowaniu zaproponowanych rozwiązań.

II.    Uwagi szczegółowe.

Standard I.2.

Postuluje się, aby mieszkańcy bez zbędnej zwłoki informowani byli o planowanych posiedzeniach rad i komisji. Uważamy, że jest to sformułowanie nieostre nie pozwalające na ocenę, czy dana instytucja wywiązuje się z tego obowiązku. Uważamy zatem, że wskazane byłoby określenie tego terminu na minimum 7 dni, najlepiej w tym samym terminie, w którym informacja o sesji przekazywana jest radnym. W tym punkcie powinno się również uwzględnić obowiązek umieszczania na stronie BIP notatki z posiedzeń wyżej wymienionych organów w maksymalnym terminie 3 dni od daty posiedzenia, a protokołu następnego dnia po jego przyjęciu w sposób określony w przepisach prawa lokalnego.

Standard I.3.

Rozumiemy, że obowiązek kompletnego dokumentowania procesu podejmowania decyzji  stanowi jednocześnie postulat wdrożenia imiennego głosowania. Gorąco popieramy takie stanowisko wskazując dodatkowo na możliwość rozwinięcia zakresu informacji o radnych w następującym zakresie:

• Imię, nazwisko radnego,
• Dyżur radnego (kiedy gdzie),
• Praca w jakiej komisji, rola w komisji i radzie,
• Kilka słów o danej osobie wraz ze zdjęciem,
• Informacja o przynależności partyjnej lub pochodzeniu z danego komitetu wyborczego,
• Dane kontaktowe – obowiązkowo e-mail (jeśli dany radny nie posiada to należy podać adres do biura rady, jednak standard powinien nałożyć na radnych obowiązek posiadania własnych skrzynek, a na służby informatyczne obsługujące radę obowiązek założenia takiej skrzynki dla radnego),
• Oświadczenia majątkowe,
• Aktywność radnego: głosowanie (obecność i głosowanie za /przeciw), wnioski, inicjatywy, stanowiska w sprawie – z odnośnikami do poszczególnych protokołów z posiedzeń rady i komisji,
• inne (interpelacje, zapytania).

Dzięki tym informacjom obywatele będą mieć realną wiedzę na temat wywiązywania się radnych z obietnic wyborczych i zaangażowania radnego w rozwiązywaniu problemów lokalnej społeczności.

Standard II.1.a

Zwracamy uwagę, że na skutek nowelizacji art. 63 KPA należy również w tym miejscu umieścić informację dotyczącą elektronicznej skrzynki podawczej urzędu.

Standard II.1.b.

W nawiązaniu do uwagi do standardu I.3 oraz II.1.c postulujemy, aby obowiązkiem było, że każda komórka organizacyjna ma swój oficjalny adres e-mail, każda osoba kierująca pracą danej komórki udostępniała swój adres e-mail oraz, aby każda osoba pełniąca określoną funkcję w organie administracji publicznej udostępniała na stronie BIP swój adres e-mail.
Opowiadamy się również za tym, aby wprowadzono jako standard zasadę odpowiadania na e-mail jak na korespondencje papierową – czyli by były one rejestrowane już na poziomie serwera pocztowego (tak by w sytuacji milczenia organu można było nie tylko udowodnić wysłanie poczty elektronicznej ze skrzynki obywatela, a również to, że e-mail dotarł do adresata/względnie wyszedł z urzędu.)
Postulujemy, aby informacja o Komisjach Rady nie ograniczała się tylko do osoby przewodniczącego, ale uwzględniała również informację o innych osobach wchodzących w jej skład.
Następnie – w kontekście uwagi przedstawionej na wstępie – można odnieść wrażenie, że informacja o jednostkach pomocniczych tak na prawdę jest opcjonalna. Jeśli w ramach gminy została powołana jednostka pomocnicza, to każdy odwiedzający BIP danej gminy powinien dowiedzieć się w jaki sposób zorganizowane są jednostki pomocnicze, jakim budżetem dysponują, jak realizują swoje zadania (np. w formie sprawozdań rocznych) oraz jakie mają zadania. W tym miejscu również należałoby dążyć do usprawnienia komunikacji poprzez podanie adresu e-mail.
W przypadku młodzieżowych rad gminy, wnosimy również o umieszczanie na stronie BIP informacji o sesjach rady wraz z protokołami z ich posiedzień.

Standard II.1.c.

Należy zwrócić uwagę na fakt, iż wszystkie wymienione w tym punkcie informacje muszą zostać obowiązkowo umieszczone w BIP. Jak było to już przedstawione w części dotyczącej uwag natury ogólnej, zastosowanie wyrażenia „powinny” może wprowadzić czytelnika w błąd. Szczególnie – w kontekście wdrażania dyrektywy o ponownym wykorzystaniu informacji sektora publicznego – należy to uczynić w odniesieniu do prowadzonych przez urząd rejestrów.

Standard II 1.d

Autorzy opracowania sugerują tylko zalecenie udostępniania projektów uchwał. Uważamy, że powinien zostać w sposób wyraźny wprowadzony obowiązek w tym standardzie – projekty uchwał powinny być publikowane łącznie z informacją o porządku obrad oraz z załącznikami. Najczęściej w załącznikach do uchwał zawarte są najważniejsze informacje – stanowią one również integralną część uchwały. Wskazanie, że jest to tylko „zalecenie” jest w naszej ocenie daleko niewystarczające. W szerokiej perspektywie należy zapewnić, aby sesje odbywały się w czasie dogodnym dla mieszkańców (np. w godzinach popołudniowych).

Standard II.1.e

W celu zapewnienia obywatelom dostępu do posiedzeń kolegialnych organów pochodzących z powszechnych wyborów, należałoby zamieścić w standardzie transmisje obrad rady w Internecie lub przynajmniej w formie nagrania przebiegu sesji z możliwością odtwarzania w każdym czasie.

Standard II.1.i.

Biuletyn Informacji Publicznej powiatu powinien ponadto obowiązkowo zawierać listę nadzorowanych przez starostę organizacji pozarządowych wraz z merytorycznym zakresem nadzoru.

Standard II.1.l.

Opowiadamy się za umieszczeniem wzorów pism w odrębnej zakładce, tak, aby klient urzędu mógł bez problemu je odnaleźć. W dalszym zakresie, postulujemy skuteczne powiązanie treści strony BIP, wzorów pism z modułem e-PUAP.

Standard II.1.m

Kluczowe dla określenia właściwego standardu udostępnienia informacji publicznej, również na stronie BIP jest wyraźne wskazanie w jaki sposób powinien wyglądać wzór wniosku o udostępnienie informacji publicznej nie umieszczonej na stronie BIP. Powszechna jest w dalszym ciągu praktyka uzależniania realizacji wniosku od zwarcia danych wnioskodawcy, które nie są wymagane przepisami prawa (np. numer PESEL czy obowiązek własnoręcznego podpisu). Podkreślamy, że udostępnianie informacji na wniosek jest zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej procesem niesformalizowanym i nie można uzależniać udostępnienia informacji od złożenia wniosku na wzorze zaproponowanym przez urząd. W tym miejscu należy również promować rozwiązania służące złożeniu wniosku za pomocą narzędzi elektronicznych (z uwzględnieniem wskazówek odnoszących się do wzoru wniosku).

Standard II.2.b.

W punkcie iii) należy wskazać jakie jeszcze informacje powinny zostać umieszczone na stronach BIP. Szczególnie brakuje w tekście opracowania odwołania do ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko.
Należy dokonać na potrzeby projektu kompleksowego przeglądu wszystkich ustaw nakładających obowiązek umieszczenia określonych informacji w BIP w znacznie szerszym zakresie niż zrobiono to w załączniku do dokumentu.

Standard II.2.d.

Powinien zawierać informację dotyczącą planowanych zmian w ustawie o dostępie do informacji publicznej w zakresie ponownego wykorzystania informacji publicznych, przygotowując jednostki JST do jej sprawnego wdrożenia. W związku z tym należy w tym miejscu umieścić informacje o istnieniu baz danych w formatach plików pozwalających nie tylko na przeszukiwanie tekstowe, ale również na swobodne przetwarzanie danych (formaty .xml, xls .xlsx, .accdb i inne).
W celu usprawnienia korzystania ze strony BIP, należy uwzględnić postulat, aby treści (dokumenty) otwierały się w nowym oknie przeglądarki i aby odczytanie załączników nie było związane z koniecznością ściągania plików na dysk

Standard II.2.e.

Powinno się uwzględnić potrzebę adekwatnego nazewnictwa plików – tzn. zgodność tytułu pliku z treścią informacji. Jak zauważają sami autorzy projektu, istnieją problemy z zamieszczeniem niektórych plików w wersjach tekstowych – np. mapy i inne pliki graficzne. Należy zadbać również o to, by te pliki mogły być przeszukiwane za pomocą modułu wyszukującego, stąd potrzeba nadawania nazw odnoszących się do powiązanego z plikiem dokumentu.

Imieniu:

Stowarzyszenia Liderów Lokalnych Grup Obywatelskich

Stowarzyszenia Wzajemnej Pomocy Bona Fides

Stowarzyszenie Razem dla Innych

Z wyrazami szacunku,

Zarząd Stowarzyszenia Liderów Lokalnych Grup Obywatelskich

SLLGO, Stowarzyszenie Razem dla Innych, Stowarzyszenie Wzajemnej Pomocy BONA FIDES