Otrzymujemy w ostatnim czasie informacje, że do urzędów gmin wpływają wnioski o udostępnienie zawieranych przez nie umów. Zgłaszany problem dotyczy sposobu i formy udostępnienia informacji. Mają to być kserokopie przesłane na wskazany we wniosku adres urzędu pocztowego z wybraniem usługi poste restante.

Sposobem na uniknięcie kserowania wielu dokumentów jest publikowanie na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej rejestru zawieranych przez urząd umów wraz z ich skanami.

W krajach, które sprostały temu zadaniu i mogą służyć za wzór, np. w Czechach, publikowanie umów w rejestrze jest konieczne, aby umowa była ważna. W Polsce także istnieją dobre przykłady. Szczecin publikuje zarówno rejestr umów, jak i udostępnia w rejestrze ich skany.

Jeśli umowa jest dostępna w Internecie, odpowiedź na wniosek sprowadza się, stosownie do art. 10 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, do wskazania linku strony internetowej BIP, na której dostępne są skany zawieranych przez urząd umów.

Rekomendujemy urzędom takie rozwiązanie, gdyż:

• umożliwi to także innym zainteresowanym osobom zapoznanie się z informacjami związanymi z wydatkowaniem środków publicznych; 
• przyczyni się do budowania wyższego standardu dostępności informacji; 
• pomoże w przyszłości oszczędzać czas, również poprzez lepszą wymianę informacji pomiędzy urzędnikami.