Udostępniamy wybrane wystąpienia pokontrolne kontroli NIK Funkcjonowanie funduszy sołeckich.

Kontrola NIK – Funkcjonowanie funduszy sołeckich

W planie pracy Najwyższej Izby Kontroli na 2012 r. zaplanowano przeprowadzenie kontroli Funkcjonowanie funduszy sołeckich. W programie kontroli nr. P/12/134 wskazane zostały kryteria doboru gmin podlegających kontroli oraz ich ilość, bez wymienienia konkretnych gmin, w których miały zostać przeprowadzone kontrole.

Udostępniamy wystąpienia pokontrolne otrzymane z urzędów gmin, w których kontrole były prowadzone wg. stanu na 12 lipca 2012 r. uzupełnione o wystąpienia pokontrolne znajdujące się w Biuletynie Informacji Publicznej NIK wg. stanu na 6 stycznia 2013 r. Zwracamy uwagę, iż dokonując oceny funkcjonowania funduszy sołeckich w oparciu o udostępnione dane, należy wziąć pod uwagę, iż Najwyższa Izba Kontroli opublikuje informację o wynikach kontroli korzystając z pełnych akt kontroli, dysponując m.in. odpowiedziami organów gmin na wystąpienia pokontrolne. Dopiero w oparciu o informację o wynikach kontroli i kompletne dane można dokonać uogólnień dotyczących ww. kontroli.

Zapoznając się z wystąpieniami pokontrolnymi należy zwrócić uwagę, iż kontrolerzy NIK badali nie tylko dowody księgowe potwierdzające poniesienie wydatków finansowanych z funduszu sołeckiego, ale dokonywali również oględzin miejsc realizacji przedsięwzięć przeprowadzonych w sołectwach – czy środki funduszu wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem wskazanym we wnioskach.

Wszystkie udostępnione niżej wystąpienia zostały zgromadzone w drodze wniosków o informację publiczną na podstawie art. 61 Konstytucji RP lub w oparciu o dane z Biuletynów Informacji Publicznej.

NIK stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna.

Udostępniamy wybrane wystąpienia pokontrolne

Zebrane wystąpienia publikujemy w trzech częściach. Numeracja stron znajdująca się w prawym dolnym rogu została nadana przez SLLGO (Sieć Obywatelska Watchdog Polska).

                            Pobierz:

Część 1  tutaj                  

Część 2  tutaj                                              

Część 3  tutaj

Pliki mają dużą objętość. Jeśli nie chcesz ich ściągać na swój komputer, skorzystaj z poniższych linków.

Zobacz na stronie: Część 1, Część 2, Część 3

W wielu przypadkach, np. w wystąpieniu pokontrolnym dotyczącym gminy Chrząstowice, Izba wskazała na prawidłowe utworzenie funduszu sołeckiego, jego rozdysponowanie w 2010 r. i wykorzystanie w latach 2010-2012, a także określenie zasad wykorzystania środków funduszu i zapewnienie przeszkolenia pracowników oraz sołtysów w zakresie zagadnień dotyczących problematyki funduszu sołeckiego, jak również skuteczne funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w ww. obszarach.

W większości z analizowanych  wystąpień Izba oceniła funkcjonowanie funduszy sołeckich pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości. Proponujemy zwrócić uwagę na najczęściej pojawiające się nieprawidłowości w kontekście funkcjonowania funduszu sołeckiego w Państwa gminach.

Przypadki, na które szczególnie należy zwrócić uwagę omawiać będziemy w osobnych tekstach.

Do stwierdzonych przez NIK nieprawidłowości należały m.in.:

– nieterminowe przekazywanie Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwały rady gminy o wyodrębnieniu lub niewyodrębnieniu funduszu sołeckiego;

– błędne obliczenia wysokości funduszu sołeckiego przypadającego poszczególnym sołectwom, co skutkowało m.in. przyznaniem sołectwom środków funduszu w nieprawidłowej wysokości i pobraniem z budżetu państwa dotacji celowej w zawyżonej wysokości. W takich sytuacjach Izba nakazywała zwrot nie przysługującej z budżetu państwa części dotacji celowej dotyczącej zawyżonych wydatków wykonanych w ramach funduszu;

– brak pisemnej informacji o wysokości funduszu sołeckiego dostarczonej sołtysom;

– przyjmowanie od sołectw wniosków wskazujących zadania sformułowane w sposób uniemożliwiający przypisanie ich do celów strategicznych i zadań własnych gminy;

– brak zapisów w dokumentacji potwierdzających dokonanie oceny zgodności przedsięwzięć wnioskowanych przez sołectwa z zadaniami własnymi gminy;

– nieodrzucenie wniosków sołectw o przyznanie środków z funduszu sołeckiego, które nie spełniały wymagań określonych w art. 4 ust. 2-4 ustawy o funduszu sołeckim, a także sfinansowanie ze środków funduszu przedsięwzięć niezgłoszonych we wnioskach sołectw;

– niezamieszczanie w protokołach z zebrań wiejskich wszystkich wymaganych statutami sołectw danych;

– ingerowanie w treść zapisów wniosków o fundusz sołecki i jego wysokość przez wójtów, sołtysów;

– nieprawidłowości dotyczące zaklasyfikowania do paragrafów części wydatków z funduszu sołeckiego.

Na podstawie wystąpień pokontrolnych wskazujemy na co, należy zwracać szczególną uwagę w funkcjonowaniu funduszy sołeckich:

– jeśli w gminie występują sołectwa, rada gminy zobowiązana jest podjąć uchwałę o wyodrębnieniu lub niewyodrębnieniu funduszu sołeckiego do 31 marca. Stosowna uchwała musi zostać przesłana do właściwej RIO w terminie 7 dni od jej podjęcia.

– ze względu na powtarzające się błędy w obliczaniu wysokości funduszu sołeckiego, NIK zaleca podjęcie działań zapewniających przyjmowanie prawidłowej liczby mieszkańców gminy do obliczania kwoty bazowej; obliczając wysokość funduszu sołeckiego przypadającego na sołectwa należy posługiwać się danymi, jakich źródła precyzyjnie wskazane są w art. 2 ustawy o funduszu sołeckim,

WSKAZÓWKA: NIK zauważa, że przepisy ustawy o funduszu sołeckim nie przewidują możliwości zaokrąglenia wyliczonej kwoty bazowej do pełnych złotych przed ustaleniem wysokości środków funduszu dla poszczególnych sołectw. O tym, co zrobić w sytuacji zawyżonego, w konsekwencji złych obliczeń, funduszu sołeckiego.

– należy pisemnie poinformować sołtysów o wysokości funduszu sołeckiego;

– należy zapewniać mieszkańcom wgląd do dokumentów, dotyczących realizacji inwestycji w gminie. Zdaniem NIK może to pomóc oszacować prawidłowo koszty przedsięwzięć z funduszu sołeckiego na kolejny rok,

WSKAZÓWKA: W przypadku gminy Trzciel do przesyłanych sołtysom materiałów załączane są m.in. wyciąg  z ustawy o samorządzie terytorialnym dotyczący zadań własnych gminy oraz wyciąg ze Strategii Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Gminy Trzciel, co zdaniem Izby można uznać za przykład dobrej praktyki;

– należy zwrócić uwagę na kompletność i terminowość złożonych wniosków,

WSKAZÓWKA: Organy kontroli nie biorą pod uwagę wyjaśnień, iż urząd gminy nie jest w posiadaniu wszystkich dokumentów potrzebnych do wykazania poprawności procesu decyzyjnego dotyczącego funduszu sołeckiego, tj. kompletnych wniosków o fundusz sołecki, protokołów z zebrań wiejskich, list obecności czy uchwał zebrań wiejskich. Dokumenty powinny znajdować się w posiadaniu urzędu gminy. W przypadku jednej z kontrolowanych gmin konieczne było zwrócenie uwagi, iż wnioski o fundusz sołecki muszą być przekazywane gminie w formie pisemnej!

– należy wyegzekwować rzetelne dokumentowania przebiegu zebrań wiejskich;

– należy przestrzegać określonego w ustawie o funduszu sołeckim trybu postępowania z wnioskami, które nie spełniają wymagań określonych w art. 4 ust. 2-4 ustawy o funduszu sołeckim,

WSKAZÓWKA: W przypadku odrzucenia wniosku, sołtys musi zostać należycie poinformowany odrębnym pismem. Jako nieprawidłowość NIK określił postępowanie UG Lipka: Wniosek sołectwa Nowe Potulice uchwalony na zebraniu wiejskim w dniu 1 października 2009 r. nie został odrzucony w trybie określonym w art. 4 ust. 5 ustawy o funduszu sołeckim. Sołtys Sołectwa Nowe Potulice pismem z dnia 7 października 2009 r. został poinformowany, że wniosek nie może zostać zrealizowany w ramach funduszu sołeckiego i będzie zgłoszony do realizacji w ramach budżetu na 2010 r. Wójt wyjaśnił, że w jego ocenie, pismo to jednocześnie stanowiło odrzucenie wniosku;

– z funduszu sołeckiego mogą być finansowane wyłącznie wnioski spełniające warunki określone w ustawie o funduszu sołeckim,

WSKAZÓWKA: W wystąpieniu pokontrolnym dotyczącym gminy Kołaczkowo NIK zwrócił uwagę, iż ustawa o funduszu sołeckim (art. 4 ust. 4) nie przewiduje możliwości finansowania zadań, nieujętych we wniosku o przyznanie środków funduszu sołeckiego i przyjętych do realizacji w trakcie roku budżetowego. Wydatkowanie środków funduszu sołeckiego na realizację zadania, które zostało zgłoszone w trakcie roku budżetowego, a więc po upływie terminu wskazanego w art. 4 ustawy o funduszu sołeckim, pozbawia Gminę możliwości zwrócenia się do Wojewody z wnioskiem o refundację wydatków poniesionych na to zadanie. (Patrz kontrola UG Kołaczkowo: str. 140);

– prawidłowo złożone i poprawne wnioski muszą zostać ujęte w budżecie gminy;

– wnioski o fundusz sołecki muszą zostać złożone do 30 września; później nie podlegają zmianie,

WSKAZÓWKA: W wystąpieniach pokontrolnych dot. gminy Głubczyce oraz gminy Żary NIK zauważa, że przepisy ustawy o funduszu sołeckim nie dają Burmistrzowi uprawnień do ingerowania w przeznaczenie środków funduszu sołeckiego, określone w uchwale zebrania wiejskiego, a także w prawidłowo sporządzonym wniosku, nie przewidują również rekomendacji złożonych wniosków sołectw lub ich częściowego odrzucenia. (Patrz kontrola UG Głubczyce: str. 39 oraz kontrola UG Żary str. 335).

Należy również zwrócić uwagę na następujący fragment wystąpienia pokontrolnego dot. gminy Śrem: z ustaleń kontroli wynika, że skreślenia i poprawki na wnioskach o przyznanie środków z funduszu sołeckiego dokonane zostały przez inspektora w Pionie Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej, który wyjaśnił, że wprowadzał korekty do wniosków sołectw w uzgodnieniu z sołtysem, gdyż nie zdawał sobie sprawy, że sołtys nie jest kompetentny do zmiany treści uchwały zebrania wiejskiego. Dokonywanie poprawek wniosków o przyznanie środków z funduszu sołeckiego przez pracownika Urzędu stanowiło naruszenie art. 4 ust. 2 ustawy o funduszu sołeckim. (Patrz kontrola UG Śrem: str. 292).

– W większości kontrolowanych gmin NIK zalecił zwiększenie skuteczności kontroli zarządczej w zakresie funkcjonowania funduszu sołeckiego, zwracając jednocześnie uwagę w poszczególnych przypadkach m.in. na brak przyporządkowania kwestii związanych z funduszem sołeckim do obowiązków pracowników urzędu.

WSKAZÓWKA: NIK docenił przekazywanie informacji dotyczących funkcjonowania funduszu sołeckiego. W gminie Korfantów wskazywano w podziale na poszczególne sołectwa zadania zgłoszone do realizacji, kwoty zaplanowane na realizację tych zadań wraz z podaniem podziałek klasyfikacji budżetowej, jednostki rozliczającej wydatki (Urząd lub jednostki organizacyjne Gminy) oraz osoby do kontaktu w tych jednostkach odpowiedzialne za udzielenie zamówienia. (Patrz kontrola UG Korfantów: str. 159). Może to ułatwić mieszkańcom gminy zasięganie informacji o stanie realizacji przedsięwzięć z funduszu sołeckiego i pozwolić na lepsze planowanie funduszu sołeckiego w kolejnych latach.

Artykuł ze strony Portalu Funduszy Sołeckich – www.funduszesoleckie.pl