Od 1 lipca 2026 roku działa Centralny Rejestr Umów. To moment, na który czekaliśmy od lat. Nie dlatego, że rejestr jest idealny. Nie jest. Nie dlatego, że rozwiązuje wszystkie problemy z dostępem do informacji o wydatkowaniu pieniędzy publicznych. Nie rozwiązuje. Ale dlatego, że po raz pierwszy dostajemy jedno miejsce, w którym można sprawdzić informacje o umowach zawieranych przez administrację.

Od lat pytaliśmy urzędy, szkoły, ministerstwa, sądy, gminy, miasta i inne instytucje o wydatki, umowy, ale też o same rejestry umów. Część odpowiadała sprawnie, część odmawiała, część kluczyła, jeszcze inni deklarowali, że rejestru nie prowadzą, ale była też część, która  zmuszała do prowadzenia sporów przed sądami administracyjnymi o ujawnienie rejestru. Centralny Rejestr Umów nie jest kompletnym zbiorem informacji o zawieranych umowach, ale może sprawić, że w wielu sprawach pierwszy krok będzie prostszy. Zamiast pisać wniosek, można wejść do rejestru i zobaczyć, jakie umowy zostały zawarte. W 2013 r., gdy powstał rejestr umów w Szczecinie, to właśnie same dane o zawieranych umowach spowodowały, że pojawiły się pytania o treści umów. Publiczne zainteresowanie budziło to, co kryje się w niektórych umowach i ostatecznie w rejestrze w Szczecinie pojawiły się skany zawieranych umów.

Pierwsze wrażenie po zetknięciu się z Centralnym Rejestrem Umów jest takie, że to rozwiązanie potrzebne, ale wciąż niedopracowane. Bardziej przypomina obowiązkowy formularz dla instytucji niż nowoczesne narzędzie do społecznej kontroli wydatków publicznych.

Co już dziś można znaleźć?

W rejestrze można znaleźć informacje o umowach zawieranych od 1 lipca 2026 roku. Dlatego po wyszukaniu interesującej nas gminy lub urzędu nie zawsze pojawiają się wyniki. Po pierwsze rejestr nie obejmuje umów zawartych wcześniej. Po drugie instytucje mają 30 dni na wprowadzenie informacji po zawarciu umowy. Po trzecie część jednostek dopiero uczy się systemu.

Tam, gdzie dane już są, można zobaczyć to,co wynika z przepisów: kto zawarł umowę, z kim, kiedy, na jaką kwotę i czego umowa dotyczy. To brzmi prosto, ale w praktyce jest dużą zmianą. W jednym miejscu można trafić zarówno na drobne zakupy np. filtry do wody, środki czystości, pieczątki, jak i na umowy dotyczące usług, remontów, szkoleń, obsługi prawnej czy inwestycji. Czasem są to informacje, które mogą się wydać zabawne lub zaskakujące, ale właśnie z takich drobiazgów wyłania się obraz tego, jak naprawdę działa dana instytucja.

Bardzo ważne jest to, że w rejestrze nie przyjęto dolnego progu wartości umowy. Z perspektywy jawności to dobre rozwiązanie. Gdyby próg wynosił 10 tysięcy złotych, jak wcześniej proponowano, to już widać, że duża liczba umów nigdy nie trafiłaby do rejestru. 

Dla osób, które kontrolują władzę lokalnie, rejestr może być bardzo użyteczny. Można sprawdzić, komu urząd zleca konkretne usługi. Można zobaczyć, czy dana firma regularnie pojawia się przy danych usługach. Można porównać, jak różne jednostki opisują podobne wydatki. Można wreszcie wychwycić coś, co budzi pytania – np. niejasny opis przedmiotu umowy i po prostu na tej podstawie złożyć wniosek o udostępnienie pełnej treści umowy lub dodatkowych dokumentów.

Jeśli widzimy umowę opisaną jako „szkolenie”, ale nie wiemy, czego ono dotyczyło, kto je prowadził, dla kogo było i na jakich warunkach, warto zapytać urząd o szczegóły. Jeśli widzimy tajemniczo brzmiący przedmiot umowy, warto poprosić o kopię dokumentu. Jeśli widzimy, że jawność treści została wyłączona, warto zapytać o podstawę wyłączenia i sprawdzić, czy rzeczywiście była ona uzasadniona. 

Szkoda, że przepisy nie przewidują obowiązku publikowania treści umów. Nie zmienia to faktu, że jeszcze niedawno publiczne rejestry umów prowadził jedynie promil instytucji publicznych, a dostępne dane były rozproszone. Dziś —  po raz pierwszy — mamy je w jednym miejscu, dla całej administracji.

W rejestrze wyraźnie widać, jak duże znaczenie ma sposób opisywania przedmiotu umowy. Część urzędów robi to zbyt ogólnie, posługując się określeniami takimi jak „usługa”, „szkolenie” czy „środki farmaceutyczne”. Inne opisują przedmiot umowy bardzo szeroko. Trzeba przy tym pamiętać, że taki opis może czasem wprost wynikać z samej treści umowy. Problem polega jednak na tym, że zbyt ogólny opis niewiele mówi obywatelowi, a przesadnie szczegółowy utrudnia przeglądanie i porównywanie danych w rejestrze. Czy potrzebny jest standard zapisu? Moim zdaniem nie, ponieważ zakres zawieranych umów jest bardzo szeroki i taki standard może wymusić zniekształcenie przedmiotu umowy. W razie wątpliwości zainteresowana osoba może dopytać urząd. 

Oczywiście w interesie samych instytucji leży to, żeby przedmiot umowy był jasny, bo dzięki temu nie otrzymają wniosku o informację dotyczącego danej umowy. Dobre opisy zmniejszają liczbę pytań. Złe opisy generują kolejne. To dosyć proste.

Nie każda informacja o umowie w rejestrze

W rejestrze nie udostępnia się informacji o umowie, co do których prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu na podstawie art. 5 ust. 1 i 2-2b ustawy  o dostępie do informacji publicznej. Czyli jeżeli z ustawowych powodów informacje o danej umowie nie podlegałyby udostępnieniu na wniosek np. ze względu na tajemnicę przedsiębiorcy, to takich informacji nie znajdziemy w rejestrze. Dopiero praktyka pokaże jednak, jak przepis ten będzie interpretowany przez podmioty zobowiązane do publikowania informacji. Może jednak pojawić się problem: jeśli dana instytucja uzna, że informacje o określonych umowach nie podlegają publikacji, w praktyce nikt o nie nie zapyta, bo nie będzie wiedział o ich istnieniu. Dlatego powinniśmy co jakiś czas zapytać o to, ile rzeczywiście informacji nie zostało opublikowanych w związku z wyłączeniem jawności i sprawdzić zasadność tych wyłączeń. 

Wyszukiwarka wymaga poprawy

Rejestr działa, ale korzystanie z samo narzędzie nie jest szczególnie intuicyjne. Pojawiają się również problemy z filtrowaniem i sortowaniem wyników. Brakuje prostego filtrowania po lokalizacji, choćby po województwie, zamiast jedynie alfabetycznej listy województw. W wynikach przydałaby się także kolumna pokazująca lokalizację jednostki. Obecnie można natrafić na nazwę instytucji, np. „OŚRODEK SPORTU I REKREACJI”, a dopiero po rozwinięciu danej pozycji sprawdzić jej szczegóły i lokalizację. Użytkownik nie powinien musieć zgadywać, skąd pochodzi dana instytucja, aby skutecznie sortować i analizować dane. 

Jeśli rejestr ma służyć społecznej kontroli, musi być wygodny nie tylko dla ekspertów i ekspertek, ale też dla mieszkańca małej gminy, dziennikarki lokalnej, radnego. W XXI wieku publiczny rejestr powinien umożliwiać łatwe przeszukiwanie, filtrowanie, porównywanie i pobieranie dane. Na razie tego brakuje. Szczególnie dotkliwy jest brak otwartego, wygodnego API dla obywateli. Bez tego analiza danych będzie trudniejsza, a przecież właśnie po to tworzy się centralne rejestry, żeby dane można było nie tylko obejrzeć w przeglądarce, ale też analizować.

Brakuje spółek

Jednym z najważniejszych braków w rejestrze jest brak spółek prawa handlowego, głównie tzw. spółek komunalnych. W wielu samorządach to właśnie spółki komunalne realizują istotne zadania publiczne, takie jak transport, wodociągi, gospodarka odpadami czy inwestycje. Dlatego objęcie ich Centralnym Rejestrem Umów powinno być kolejnym krokiem. Bez tego rejestr będzie ważnym, ale wciąż niepełnym narzędziem kontroli wydatków publicznych. 

Jednak łatwo po kilku dniach funkcjonowania skupić się na niedoskonałościach. Nie tędy droga. To dopiero początek. Teraz trzeba patrzeć, jak rejestr działa, kto publikuje dane, kto tego nie robi, jak opisuje umowy, gdzie pojawiają się wyłączenia jawności, jakie podmioty wypadają poza system i jakie poprawki są potrzebne. Jest to nowe narzędzie. Niedoskonałe, ale potrzebne.