Burmistrz Braniewa twierdzi, że urząd jest zalewany wnioskami o informację publiczną, co utrudnia pracę urzędnikom. Wydaje się jednak, że w niektórych sytuacjach urzędnicy sami dokładają sobie obowiązków – np. dopytując o adres wnioskodawcy, choć wcale nie muszą.

ePUAP miał ułatwić i przyspieszyć komunikację z urzędami – zamiast mozolnej wysyłki i długiego wyczekiwania na odpowiedź, pytanie natychmiast dociera do adresata, który może równie szybko odpowiedzieć. A jednocześnie, inaczej niż w przypadku maila, mamy urzędowe potwierdzenie otrzymania wiadomości. Wszystko odbywa się szybko, sprawnie i bez zbędnego marnowania papieru. Przynajmniej w teorii, w praktyce bowiem ePUAP jest na tyle awaryjną platformą, że czasem łatwiej wysłać list zwykłą pocztą (piszemy o tym w naszym raporcie z monitoringu papierologii w powiatach). Jednak czy tylko awaryjność ePUP-u utrudnia korzystanie z tego narzędzia? Na przykład w Braniewie urzędnicy nie do końca radzą sobie z prawidłową wysyłką decyzji i bezpodstawnie żądają od wnioskodawców podania adresu:

W nawiązaniu do wniosku o udostępnienie informacji publicznej wzywam Pana/Panią do ujawnienia danych osobowych poprzez wskazanie imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wezwania.Jednocześnie działając na podstawie art. 13 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej informuję, że ze względu na konieczność uzupełnienia danych, o których mowa wyżej, termin rozpatrzenia wniosku zostaje przedłużony o kolejne 14 dni, licząc od dnia uzupełnienia wniosku we właściwym zakresie.

Z taką formułką można się spotkać, gdy do Urzędu Miasta w Braniewie skierujemy wniosek o informację publiczną ePUAPem. Urząd w takiej sytuacji ma wszystkie dane, aby wydać decyzję odmowną – zdarza się jednak, że mimo to wzywa do wskazania imienia i nazwiska (przecież użytkownik ePUAPu występuje pod imieniem i nazwiskiem) oraz adresu zamieszkania wnioskującego. A żeby w papierach się zgadzało – wezwanie jest drukowane, podpisywane, skanowane i wysłane jako załącznik – bez podpisu kwalifikowanego. A co, jeżeli nie odpowie się na wezwanie we wskazanym przez UM terminie? Wniosek może pozostać bez rozpatrzenia. 

Wiecie Państwo, mierzymy się z taką oto sytuacją, że jesteśmy, zasypywani, szeregiem pytań, w ramach informacji publicznej, to trochę dekoncentruje pracę, bo pracownicy się koncentrują na odpowiadaniu bądź próbie identyfikacji wpływającego, jeżeli uda nam się wszystko przepracować to wrócimy wszyscy do swoich zadań.

– to z kolei słowa Burmistrza Braniewa, które padły podczas VII sesji Rady Miejskiej.

Burmistrz wskazuje, że urzędnicy, i owszem, zajmują się opowiadaniem na wnioski, ale ich zadaniem jest także … próba identyfikacji składającego wniosek. Dlaczego urzędnicy się tym zajmują? Nie wiadomo. Nie jest jasne też, co potem zamierzają robić z pozyskanymi danymi. Słowa burmistrza sugerują jednak, że jest to niezbędna część pracy urzędu, która łącznie z odpowiadaniem na wnioski zajmuje tyle czasu, że pracownicy nie są w stanie na bieżąco publikować dokumentów w BIP-ie. Tymczasem prawo do informacji publicznej przysługuje przecież, zgodnie z ustawą, każdemu, tym samym tożsamość wnioskodawcy nie powinna mieć dla urzędu żadnego znaczenia.

Chcieliśmy dowiedzieć się, z czego mogą wynikać powyższe zawirowania z ePuapem. W związku z tym zapytaliśmy Urząd Miasta w Braniewie:

1. Czy urząd posiada wdrożony elektroniczny obieg dokumentów?
   • Czy jest to główna czy wspomagająca forma dekretacji dokumentów?
   • Czy elektroniczny obieg dokumentów jest kompatybilny z systemem ePUAP?
2. Czy wszystkie decyzje administracyjne w sprawach, których dotyczy art. 39 są dostarczane przez ePUAP?
3. Jeżeli nie wszystkie decyzje są dostarczane podmiotom publicznym przez ePUAP to jakie względy stoją temu na przeszkodzie?
4. Czy urząd kontaktował się z Ministerstwem Cyfryzacji celem usunięcia przeszkód?
5. Ile pism urząd otrzymał w 2018 r. za pośrednictwem platformy ePuap?
6. Ile pism urząd wysłał  za pośrednictwem platformy ePuap?

Szczęśliwie Braniewo nie wezwało nas do wskazania miejsca zamieszkania. Odpowiedź była krótka i jasna – urząd nie posiada elektronicznego systemu obiegu dokumentów i nie wysyła wszystkich decyzji przez ePUAP. Dlaczego? Na przeszkodzie stoją “względy organizacyjne”. Nie wiemy, jakie. Nie wie tego również Ministerstwo Cyfryzacji, z którym urząd nie kontaktował się, aby spróbować poprawić sytuację. Urząd otrzymał w 2018 roku 647 pism za pośrednictwem platformy ePuap. Wysłał ponad 3 razy mniej – tylko 185.

Przykład Braniewa pokazuje, że obywatele chcą i potrafią korzystać z nowych form komunikacji z urzędami – niestety te nie zawsze nadążają za zmianami. Dlatego warto o tym rozmawiać i monitorować.