Marta Iwańczuk chciała osobiście przejrzeć i sfotografować dokumenty księgowe Urzędu Miasta Hajnówka. Urząd zażądał jednak 889,60 zł i uzależnił dostęp do faktur od okazania potwierdzenia wpłaty. WSA stwierdził bezczynność z rażącym naruszeniem prawa i wymierzył burmistrzowi grzywnę. 

Zaczęło się od tego, że nasza członkini, Marta Iwańczuk, 22.12.2025 r. zawnioskowała do Urzędu Miasta Hajnówka o udostępnienie skanów wszystkich faktur, rachunków oraz innych dokumentów księgowych wystawionych na gminę Miejską Hajnówka lub Urząd Miasta Hajnówka między 1 stycznia a 29 lutego 2024 roku. Radni wielokrotnie powtarzali, że konieczne jest ograniczenie kosztów działania hajnowskiego urzędu miasta i poczynienie „oszczędności” w miejskim budżecie.

Marta, mająca wieloletnie doświadczenie w analizie finansowej przedsiębiorstw, chciała przyjrzeć się danym dotyczącym miejskich wydatków i wskazać radnym obszary, w których takie oszczędności byłyby możliwe (bezpłatnie, chciała to zrobić jako mieszkanka). Taka analiza różni się od kontroli przeprowadzanych przez Regionalną Izbę Obrachunkową – RIO sprawdza poprawność księgowania dokumentów, ale nie wnika w merytoryczne uzasadnienie wydatków. Jednak do takiej analizy potrzebne są dane. 

Urząd nie odmówił udostępnienia dokumentów, ale wezwał Martę do wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego. Po otrzymaniu uzasadnienia urząd:

• przedłużył termin rozpatrzenia wniosku do 18 lutego 2026 r.;
• wyjaśnił, że faktury i dokumenty księgowe z okresu 1.01–29.02.2024 r. są przechowywane wyłącznie papierowo;
• wskazał, że trzeba je ręcznie wyszukać, zebrać, zeskanować, przeanalizować pod kątem danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa oraz zanonimizować;
• argumentował, że Referat Finansowo-Budżetowy liczy tylko 4 osoby i jest w momencie wpłynięcia wniosku zajęty zamykaniem roku, sprawozdaniami i inwentaryzacją.

Urząd oszacował przygotowanie odpowiedzi na 16–20 godzin pracy, po 55,43 zł za godzinę, czyli około 887–1109 zł. Zapowiedział, że taka opłata zostanie naliczona, jeżeli dokumenty mają zostać udostępnione dokładnie w żądanej, elektronicznej formie i pełnym zakresie.

Odpowiedź urzędu zakończyła się pouczeniem, co też wynika z ustawy:

Wnioskodawca zgodnie z art. 15 ust 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej ma możliwość zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofania wniosku. 

Marta skorzystała z tej możliwości i zmodyfikowała sposób udostępnienia informacji, aby uniknąć naliczenia opłaty. Zaproponowała osobisty wgląd do faktur w siedzibie Urzędu Miasta i samodzielne fotografowanie dokumentów własnym telefonem w godzinach pracy urzędu.

Argumentowała, że taka forma udostępnienia nie generuje kosztów i nie wymaga od urzędu angażowania pracowników do wykonywania kopii, więc pobranie opłaty na podstawie art. 15 ust. 1 u.d.i.p. byłoby bezprzedmiotowe. Zmodyfikowany wniosek trafił do urzędu 6 lutego 2026 roku. 

Opłata zostaje, Marta idzie do sądu

5 dni później urząd zaakceptował zmianę formy udostępnienia informacji i wyznaczył datę i godzinę osobistego wglądu w dokumenty – był to 18 lutego o 15.30, czyli godzinie zamknięcia urzędu. Jednocześnie podtrzymał wcześniej naliczoną opłatę.  Jego zdaniem tak czy inaczej urzędnicy muszą wykonać dodatkową pracę polegającą na wyszukaniu dokumentów, analizie ich i anonimizacji. 

Kilka dni później Marta otrzymała z urzędu pismo, w którym już dokładnie wyliczono czas pracy urzędników na 16 godzin, co daje łączną kwotę 889,60 zł za nadgodziny. Urzędnicy poinformowali Martę, że 18 lutego ma się stawić na oglądanie dokumentów z potwierdzeniem uiszczenia tej kwoty. . 

Urząd zastrzegł, że opłata może wzrosnąć, jeżeli wykonywanie fotokopii potrwa dłużej niż przewidziano. 

18 lutego Marta poinformowała, że nie stawi się w urzędzie, by skanować odpowiedzi i jednocześnie złożyła skargę na bezczynność do WSA. Podkreśliła w niej, że urząd nie uwzględnił zmiany sposobu udostępnienia informacji i utrzymał opłatę w wysokości 889,60 zł, obejmującą 16 godzin pracy urzędników. W jej ocenie wynagrodzenie pracowników nie stanowi kosztów dodatkowych w rozumieniu art. 15 ustawy o dostępie do informacji publicznej, ponieważ przygotowanie dokumentów należy do ustawowych obowiązków urzędu. Poza tym urząd bezprawnie uzależnił udostępnienie dokumentów od okazania dowodu zapłaty, podczas gdy przepisy pozwalają jedynie odroczyć ich udostępnienie o 14 dni, lecz nie wstrzymać go z powodu nieuiszczenia opłaty.

Marta i Watchdog pytają

Marta postanowiła również zapytać, w jaki sposób naliczono opłatę w wysokości 889,60 zł za 16 godzin „dodatkowej pracy” urzędników związanej z przygotowaniem i anonimizacją dokumentów.

We wniosku o informację poprosiła o dokumenty potwierdzające zlecenie pracy nadliczbowej lub zawarcie dodatkowych umów, ewidencję czasu pracy, raporty z wykonanych czynności oraz dowody wypłaty wynagrodzenia pracownikom. Chciała także ustalić, czy wskazana kwota faktycznie trafiła lub trafi do urzędników.

Jeżeli prace wykonano w ramach zwykłych obowiązków służbowych, Marta domagała się wskazania podstawy prawnej obciążenia obywatela kosztami czasu pracy urzędnika. Pytała również o podstawę uzależniania udostępnienia informacji od okazania potwierdzenia przelewu, wskazując, że brak zapłaty nie powinien wstrzymywać dostępu do informacji publicznej.

Tym razem burmistrz odpowiedział, a odpowiedź przyszła w ustawowym terminie. Wynikało z niej, że urzędnikom zapłacono za nadgodziny w związku z przygotowaniem dokumentacji do wglądu.

W sprawę zaangażowało się również nasze stowarzyszenie, którego Marta jest członkinią. Zawnioskowaliśmy o te same dokumenty księgowe, które były przedmiotem pierwszego wniosku i za udostępnienie których urząd naliczył wysoką opłatę. 

Jednocześnie złożyliśmy skargę do Rady Miasta Hajnówka na nienależyte wykonywanie zadań przez Burmistrza Miasta Hajnówka. Chodziło nam o niewłaściwą realizacją obowiązków dotyczących dostępu do informacji publicznej.

W naszej ocenie burmistrz błędnie uzależnił możliwość zapoznania się z dokumentami w urzędzie od wcześniejszej zapłaty 889,60 zł i okazania potwierdzenia wpłaty. Opłata może być dochodzona dopiero po przekazaniu informacji, a wnioskodawca powinien mieć możliwość zakwestionowania jej wysokości.

Naszym zdaniem burmistrz:

• narusza prawo,
• może zniechęcać mieszkańców do korzystania z prawa do informacji,
• ogranicza jawność z powodów ekonomicznych,
• może utrudniać dostęp do informacji mediom i radnym,
• może świadczyć o niechęci wobec konkretnej wnioskodawczyni.

Wyrok WSA

21 kwietnia 2026 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku rozpatrzył skargę Marty na bezczynność burmistrza Hajnówki (II SAB/Bk 36/26). Przypomnijmy, że organ, mimo zmiany formy realizacji wniosku, podtrzymał opłatę i wskazał, że dokumenty zostaną udostępnione dopiero po okazaniu potwierdzenia zapłaty.

WSA uznał, że takie działanie było niedopuszczalne. Informacje dotyczące faktur, rachunków i wydatkowania środków publicznych stanowią informację publiczną. Organ może w określonych sytuacjach naliczyć opłatę odpowiadającą dodatkowym kosztom udostępnienia informacji, ale nie może uzależniać samego udostępnienia dokumentów od wcześniejszego uiszczenia tej opłaty.

Sąd podkreślił również, że po rezygnacji przez wnioskodawczynię ze skanów odpadły koszty związane z przekształcaniem dokumentów papierowych w elektroniczne. Dalsze żądanie tej samej opłaty oraz wymaganie dowodu zapłaty wskazywało na próbę zniechęcenia jej do korzystania z prawa do informacji.

Sąd stwierdził bezczynność organu zobowiązał Burmistrza Hajnówki do rozpoznania wniosku w terminie 14 dni od zwrotu akt. Uznał również, że bezczynność miała charakter rażący i wymierzył burmistrzowi grzywnę w wysokości 300 zł.

Watchdog otrzymuje odpowiedź na wniosek

Historia naszego wniosku o dostęp do tych samych faktur, o które wnioskowała Marta, jest nieco inna. Od nas burmistrz nie zażądał opłaty, ale postanowił zawiesić postępowanie w sprawie udostępnienia informacji do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, toczącego się przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w tożsamej sprawie (czyli sprawie Marty), choć prawo nie przewiduje takiej możliwości. Złożyliśmy zażalenie na to postanowienie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego i zostało uchylone. A 3 lipca 2026 roku otrzymaliśmy skany faktur, o które wnioskowaliśmy (Pismo przewodnie, 1 część odpowiedzi, 2 część odpowiedzi, 3 część odpowiedzi, 4 część odpowiedzi). 

A co ze skargą do Rady Miasta Hajnówki?

Rada uchwałą z 25 marca 2026 roku uznała naszą skargę za zasadną. Uznano naszą argumentację dotyczącą niesłusznego uzależniania udostępnienia informacji od uiszczenia opłaty. W uzasadnieniu uchwały zwrócono także uwagę, że choć informacja publiczna powinna być udostępniona nie później niż 14 dni od dnia złożenia wniosku, to w tym wypadku wymiana korespondencji między burmistrzem a wnioskodawczynią trwała dwa miesiące, co można uznać za wydłużenie procedury. 

Ta sprawa pokazuje, że prawo do informacji publicznej nie może zależeć od zasobności portfela wnioskodawcy. WSA jasno wskazał, że urząd nie może uzależniać dostępu do dokumentów od wcześniejszego uiszczenia opłaty, a działania burmistrza Hajnówki uznał za bezczynność z rażącym naruszeniem prawa. Ostatecznie te same faktury Watchdog otrzymał bez opłaty.