W 2025 r. do urzędów w Polsce wpłynęło co najmniej 275 616 wniosków o informację publiczną. Może wydawać się dużo, ale ich liczba rozkłada się bardzo nierówno. Kilkanaście instytucji dostało ich ponad tysiąc, a typowy urząd 85. Takie dane przynosi monitoring, w którym zapytaliśmy 2828 gmin, powiatów, urzędów marszałkowskich i ministerstw.

Czas na zmiany

Ustawa o dostępie do informacji publicznej obowiązuje od 2001 r. Przez ten czas zmieniły się urzędy, sposób komunikowania się z nimi i oczekiwania obywateli. Wnioski coraz częściej przychodzą mailem, informacje łatwiej łączyć i analizować, a obywatele, dziennikarze i organizacje społeczne korzystają z prawa do informacji coraz śmielej. Nic dziwnego, że po ponad dwudziestu latach rząd zapowiedział przegląd ustawy i w czerwcu 2026 r. w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów rozpoczęły się rozmowy o jej przyszłości. Do pracy nad wybranymi problemami powołano dwie grupy robocze z udziałem przedstawicieli administracji i organizacji społecznych, w tym Sieci Obywatelskiej Watchdog Polska. Jedna zajmuje się narzędziami elektronicznymi i Biuletynem Informacji Publicznej, druga trudnościami w stosowaniu ustawy.

Administracja przedstawia w tych rozmowach przede wszystkim swoje problemy. Ministerstwa wskazują na wnioski seryjne i powtarzalne, rozbudowane pytania, których obsługa angażuje urzędników na wiele dni, wnioski składane w celach komercyjnych albo wynikające z osobistych sporów z instytucją. Zwracają też uwagę na ich zdaniem niejasności w przepisach i rosnące zainteresowanie informacjami, które mogą mieć znaczenie dla bezpieczeństwa państwa.

Nie bagatelizując tych problemów, musimy pamiętać, że prawo do informacji jest prawem konstytucyjnym, a zmiany w ustawie dotkną wszystkich: mieszkańców pytających o wydatki gminy, dziennikarzy, organizacje społeczne i tysiące urzędów, które na co dzień odpowiadają na wnioski. Dlatego takie zmiany powinny opierać się na rzetelnych danych o tym, jak ustawa działa w praktyce, a nie tylko na doświadczeniach kilku instytucji, które mierzą się z najtrudniejszymi przypadkami.

Takich danych brakuje. W Polsce nikt systematycznie nie zbiera informacji o tym, ile wniosków trafia do urzędów, jak często kończą się odmową, z jakich powodów i ile sporów trafia do sądów. Nikt też nie analizuje czego dotyczą wnioski, a już zupełnie nikt nie zajmuje się Biuletynami Informacji Publicznej.

Ten raport ma choć częściowo uzupełnić tę lukę. Zapytaliśmy o to same urzędy: samorządy wszystkich szczebli i ministerstwa. Część z nich odpowiadała na te same pytania także w poprzedniej edycji monitoringu, co pozwala sprawdzić, jak zmieniła się sytuacja.

Mamy nadzieję, że nasze dane będą punktem odniesienia w dalszych rozmowach o przyszłości ustawy i pomogą szukać rozwiązań, które ułatwią pracę urzędom, nie ograniczając prawa obywateli do wiedzy o tym, jak działa państwo.

Typowy urząd: 85 wniosków rocznie

Mediana wynosi 85 wniosków rocznie na urząd. Ponad jedna trzecia instytucji (37%) dostała ich od 75 do 99, a prawie jedna czwarta od 50 do 74. Ponad tysiąc wniosków odnotowało tylko 12 urzędów.

Najwięcej wniosków trafia do dużych instytucji. Rekordzistą jest Urząd Miasta Stołecznego Warszawy z 11 196 wnioskami, dalej Ministerstwo Finansów (5020) i Urząd Miasta Krakowa (3311). Ministerstwa mają medianę 561 wniosków, miasta na prawach powiatu około 270, gminy wiejskie 79.

W przeliczeniu na mieszkańców obraz jest inny. Najczęściej pytano w małych gminach: w Kikole (90,5 wniosku na 1000 mieszkańców), Krempnej (73,3) i Krynicy Morskiej (66,4). Najrzadziej w Międzyrzeczu, Sokółce i Wieliczce, gdzie na 1000 mieszkańców przypadał niecały wniosek.

Najwięcej pytań wokół dużych miast

Łącznie najwięcej wniosków wpłynęło do samorządów z województwa mazowieckiego (ponad 41 tys.), małopolskiego (prawie 25 tys.) i wielkopolskiego (prawie 22 tys.). To jednak przede wszystkim efekt liczby urzędów. Z samego Mazowsza odpowiedziało nam prawie 300 gmin i powiatów, ze Świętokrzyskiego nieco ponad sto. Gdy porównamy przeciętny urząd, kolejność się zmienia. Typowy urząd w Małopolsce dostał w 2025 r. 98 wniosków, na Śląsku 97, na Mazowszu 85, a w Świętokrzyskiem 67.

Większe różnice niż między województwami widać między gminami podmiejskimi a resztą kraju. Typowy urząd w powiecie piaseczyńskim dostał 324 wnioski, w pruszkowskim 203, a w wołomińskim 186. Wysoko są też powiaty policki, legionowski, wrocławski i warszawski zachodni. To szybko rosnące okolice dużych miast, w których dużo się buduje i zmienia. Mieszkańcy mają więc więcej powodów, by pytać urzędy.

O jedną trzecią więcej niż w 2022 roku

Dla 495 instytucji, które odpowiedziały także w poprzedniej edycji monitoringu, można porównać dane. Liczba wniosków wzrosła u nich z 67 518 w 2022 r. do 88 708 w 2025 r., czyli o 31%. Wzrost odnotowało 421 urzędów, spadek 71.

Najwięcej przybyło wniosków w Warszawie (o 2689), Ministerstwie Sprawiedliwości, Ministerstwie Rozwoju i Technologii, Poznaniu, Krakowie i Gdańsku. W Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej oraz w urzędzie marszałkowskim województwa dolnośląskiego liczba wniosków wzrosła ponad dwukrotnie. Największe spadki odnotowały Kalisz (o 71%), Łódź i Siemianowice Śląskie.

Odmowy rzadkie, ale częstsze niż trzy lata temu

Według urzędów 95% wniosków załatwiono w całości. Odsetek ten jest wyższy w gminach wiejskich (97,5%) niż w miastach na prawach powiatu (90,5%). Decyzje odmowne dotyczyły około 1% wniosków, łącznie 2786 spraw. Ponad połowa urzędów nie wydała w 2025 r. ani jednej takiej decyzji.

W porównywalnej grupie instytucji liczba odmów wzrosła jednak z 552 do 948, czyli o 72%. Odmowy są też rozłożone nierówno. Wśród urzędów, które dostały co najmniej 50 wniosków, najczęściej odmawiano w Czempiniu (prawie co piąty wniosek), Wejherowie, Ujściu, Pawłosiowie i Nysie. Najwięcej decyzji odmownych wydały Warszawa (126), Ministerstwo Finansów (60) i Nysa (43).

Między województwami różnice są mniejsze. Najwyższy udział odmów mają samorządy z województwa warmińsko-mazurskiego (1,4%), pomorskiego i opolskiego (po 1,3%), a najniższy z kujawsko-pomorskiego (0,65%) i lubelskiego (0,7%).

Spory trafiają do sądu

Wnioskodawcy, którzy nie dostali odpowiedzi w terminie, złożyli 684 skargi na bezczynność urzędów. Kolejne 860 skarg i odwołań dotyczyło decyzji odmownych. W obu przypadkach ponad trzy czwarte urzędów nie miało ani jednej takiej sprawy. To kolejny znak, że spory koncentrują się w stosunkowo niewielu instytucjach.

„To nie jest informacja publiczna”

Zapytaliśmy też, z jakich powodów urzędy najczęściej nie udostępniały informacji. Najczęściej uznawały, że żądana informacja nie jest publiczna (co czwarte wskazanie). Kolejne powody to: brak informacji w urzędzie, możliwość uzyskania jej w innym trybie i to, że chodziło o informację przetworzoną. Rzadziej urzędy powoływały się na ochronę prywatności, tajemnicę przedsiębiorcy, brak imienia i nazwiska wnioskodawcy czy nadużywanie prawa do informacji.

Najbardziej zmienia się częstotliwość odsyłania do innego trybu. W porównywalnej grupie urzędów ten powód wskazało w 2025 r. 26% instytucji, a w 2022 r. 14%. Rzadziej powołują się natomiast na informację przetworzoną (18% wobec 24%). Choć odesłanie do innego trybu bywa uzasadnione, to może również oznaczać, że urząd szuka sposobu, by nie odpowiadać na wniosek.

Opłaty sporadyczne, z wyjątkami

Opłatę naliczono w 425 sprawach, czyli przy mniej niż dwóch wnioskach na tysiąc. Zdecydowana większość urzędów w ogóle tego nie robi. Są jednak wyjątki: kilka starostw i gmin pobierało opłaty przy kilkunastu procentach wniosków, m.in. Lubasz, starostwa w Krotoszynie i Lesznie oraz Lubin.

Rejestr i osoba odpowiedzialna: wciąż rzadkość

Publiczny rejestr wniosków w Biuletynie Informacji Publicznej prowadzi tylko 131 instytucji (5,4%), choć to bardzo przydatne narzędzie: pokazuje, o co pytają mieszkańcy, i pozwala innym skorzystać z odpowiedzi, które już zostały udzielone. Najczęściej rejestr publikują miasta na prawach powiatu (prawie co piąte), a wśród województw samorządy lubelskie (prawie 12%).

Wydzielone stanowisko do obsługi wniosków ma 349 urzędów (14%). Najczęściej są to urzędy marszałkowskie (61,5%) i ministerstwa (56%), dalej miasta na prawach powiatu (37%). W gminach wiejskich takie stanowisko ma co dziesiąty urząd, choć to one stanowią większość adresatów wniosków.

Od 2022 r. niewiele się w tym zakresie zmieniło. W porównywalnej grupie odsetek urzędów z rejestrem w BIP wzrósł z 5,9% do 6,8%, a odsetek urzędów z wyznaczoną osobą z 14,6% do 15,2%.

Co z tego wynika

Obywatele pytają coraz częściej, a urzędy w większości odpowiadają. Jednocześnie przybywa odmów i odsyłania do innych trybów, a niewiele urzędów organizuje obsługę wniosków w sposób, który ułatwia pracę jednym i drugim. Rejestr wniosków w BIP i wyznaczona osoba nie wymagają dużych nakładów, a mogłyby zmniejszyć liczbę powtarzanych pytań i sporów.

Pełne wyniki, interaktywna mapa i arkusz z danymi są dostępne w raporcie z monitoringu. Odpowiedzi poszczególnych urzędów można sprawdzić na stronie monitoringu w Fedrowaniu.