Po pierwsze: rozmawiajmy o gminie…*

W roku 2021 możemy – a nawet powinniśmy – po raz trzeci zapoznać się z raportem o stanie naszej gminy, który to wójt/burmistrz/prezydent „co roku do dnia 31 maja przedstawia radzie gminy”. Dlaczego powinniśmy? Raport – co określa art. 28 aa.  – „obejmuje podsumowanie działalności wójta w roku poprzednim, w szczególności realizację:

• polityk,
• programów i strategii,
• uchwał rady gminy
• i budżetu obywatelskiego.

Kłopot w tym, że raportu praktycznie nikt nie czyta. Ani mieszkańcy, ani urzędnicy. W zasadzie zaglądają do niego jedynie autorzy dokumentów strategicznych, czasem studenci przygotowujący materiały do prac dyplomowych, przedstawiciele lokalnych mediów. Liczba wejść na stronę raportów, o czym informuje licznik, w losowo wybranych gminach wskazuje na całkowity brak zainteresowania tym tematem. A szkoda. Jest to bowiem potencjalnie cenne źródło informacji o gminie, ale również miernik standardów obywatelskości.

Dlaczego tak jest? Wyjaśnienia szukać można w naszej niechęci do lektury pism urzędowych i szeroko rozumianej biurokracji, braku zorientowania w procedurach i terminologii, nieznajomości formalnych zagadnień z zakresu zarządzania gminą. Urzędnicza nowomowa przeplatana cytowaniem przepisów jest w stanie pokonać każdego… Ale pasywność mieszkańców też nie pomaga – frekwencja w wyborach lokalnych, referendach czy uczestnictwo w konsultacjach wskazują na niski poziom partycypacji, czyli uczestnictwa w życiu społecznym.

A przecież to Mieszkańcy gminy tworzą z mocy prawa wspólnotę samorządową. Skoro tak, to kapitał społeczny tej wspólnoty jest sumą kapitałów poszczególnych jej członków i członkiń. Nie uczestniczymy = nie tworzymy. Nie tworzymy = nie wiemy. Nie wiemy = nie decydujemy. Bo – co doskonale ubrał w słowa Foucault – wiedza i informacja to władza. Zatem lektura raportu powinna być dla każdego mieszkańca obowiązkowa – nie z przyczyn formalnych, ale pobudek osobistych: troski o siebie, odpowiedzialności za miejsce, w którym żyję, weryfikacji co dzieje się z moimi podatkami i innymi środkami budżetowymi, etc. A nie jest. 

Nikt tego specjalnie nie czyta…

Największą wadą raportu jest to, że nie jest to opracowanie przyjazne mieszkańcom. Porusza szerokie spectrum tematów opracowane przez pracowników merytorycznych UG, co narzuca język urzędniczy – twierdzą sami urzędnicy. Potrzeba uproszczenia języka, redagowania treści raportu w sposób czytelny, zrozumiały i zachęcających do lektury to jeden z głównych postulatów autorów raportów. Gdy patrzę na raport, sądzę, że powinien pełnić funkcję edukacyjną: bo ludzie nie wiedzą, co JST robi, jaki jest budżet, co się dzieje. Dla kogo? Dla tych, którzy mają wątpliwości po co urząd jest.

Kolejnym problemem jest niewielkie zaangażowanie radnych w działania związane z raportem – zarówno na etapie jego tworzenia jak i samej sesji, na której prezentowany jest raport. „Radni prezentują postawę mało angażującą, dla nich to kolejny dokument, który należy głosować”. Ponadto jeśli chcemy włączać mieszkańców to przekornie: może nie warto włączać radnych? Bo wówczas być może będą mówić o tym na debacie, a nie na konsultacjach.

Dużo większą gotowość do działania przy raporcie deklarują przedstawiciele jednostek pomocniczych gmin: gdy tworzyliśmy dokumenty strategiczne to sołtysi byli najbardziej zaangażowani; na prośbę o współpracę odpowiadali: jak najbardziej.

Ciekawym zjawiskiem jest efekt multiplikacji ról – osoby angażujące się w działania okołoraportowe często pełnią kilka funkcji: są radnymi, a równocześnie przedsiębiorcami, nauczycielami, działaczami sportowymi, aktywistami z sektora NGO czy wolontariuszami. W efekcie może dojść do przeciążenia tych osób prośbami czy oczekiwaniami dotyczącymi ich zaangażowania w proces tworzenia i procedowania raportu. Dlaczego mieszkańcy nie wzięli udziału w debacie nad raportem? Zaprosiliśmy lokalnych liderów – liczyliśmy na ich aktywność. Ale liderzy uznali, że już wszystko powiedzieli i zamknęli aktywność – wyjaśniają organizatorzy spotkania dotyczącego raportu o stanie gminy.

Warto uwzględnić jeszcze jeden czynnik: raport w opinii samorządowców to potencjalne stresy i konflikty – bo jeśli debata się odbywa, to tylko o problemach. Należy pamiętać, iż jest co najmniej kilka tematów zapalnych o charakterze uniwersalnym: ochrona zdrowia, drogi, chodniki, bezpieczeństwo komunikacyjne i bezrobocie. Tematy te zwykle budzą duże emocje, a często nie stanowią zadań własnych gminy. Dlatego warto włączyć do prac nad raportem osoby spoza urzędu, spojrzeć na to międzysektorowo. Kto miałby to być? Nie tylko urzędnicy, ale inne osoby, z innych sfer: żeby mogli się pokazać, że my też jesteśmy z tej gminy.

Jak nudne dane przedstawić w interesujący sposób?

1. Wprowadzić do tematyki – najczęściej wykorzystuje się do tego słowo wstępne wójta/burmistrza/prezydenta, zawierające kluczowe przesłanie wyjaśniające czym jest raport, dlaczego warto go czytać i jaki jest jego zamysł.
2. Dostosować objętość raportu tak, aby nie odstraszał ilością stron i załączników potencjalnych czytelników i czytelniczek.
3. Ilustrować informacje – wykorzystanie infografik, map, zdjęć to w dzisiejszych czasach konieczność. Pozwala nie tylko uatrakcyjnić treść, ale również ją skondensować.
4. Porządkować treści zawarte w raporcie – tak, aby były czytelne w odbiorze i łatwe do znalezienia w dokumencie. Warto wykorzystać rozwiązania typu: kolory dla poszczególnych działów, spis treści i wyraźne tytuły oraz śródtytuły.
5. Popularyzować – raport może mieć dwie formy: długą (oficjalną) i krótką (edukacyjno-poglądową). Ta krótka, jeśli będzie dobrze przygotowana, może zachęcić do lektury pełnej wersji raportu. Można ją przygotować w formie jednostronicowej mapy myśli lub broszury z wykorzystaniem elementów graficznych i udostępniać w pdf.
6. Włączać w działania przedstawicieli jednostek pomocniczych i instytucji samorządowych: delegatów sołectw, rad działających przy UG (typu: Młodzieżowa Rada Gminy, Rada Senioralna, Rada Sportu etc.), kierowników/naczelników wydziałów i podmiotów typu: biblioteki, GOK-i, MOPS, GOPS, ośrodki sportu i rekreacji, dyrektorów szkół, etc.
7. Zaprosić do tworzenia raportu każdego, kto ma ochotę rozmawiać. Można zorganizować spotkanie otwarte oraz kilka spotkań „branżowych”, np. – z przedstawicielami sektora NGO, radnymi, członkami Rad powołanych przy wójcie/burmistrzu/prezydencie, ale również grupami realizującymi zadania z w ramach konkursów ofert dla mieszkańców oraz uczestnikami debaty z lat ubiegłych.
8. Przeprowadzić ankietę dotyczącą treści przygotowywanego raportu: online i w wersji papierowej. Wyniki – jako zachętę do lektury raportu – można opublikować przed prezentacją raportu. Ergo: „Ankiety w połączeniu ze spotkaniami z lokalnymi liderami bardzo pomagają w uwzględnianiu istotnych obszarów raportu. Także tych, o których się wcześniej nie myślało”
9. Ewaluować raport z roku ubiegłego – zaprosić mieszkańców do rozmowy nad działaniami gminy zawartymi w ubiegłorocznym raporcie. Wnioski stanowią dobry punkt wyjścia i szkielet kolejnego raportu.
10. Pracować zespołowo – nie obciążać tylko jednej osoby pracami nad raportem; sporadycznie zdarzają się pracownicy będący równocześnie świetnymi pisarzami, grafikami, informatykami i animatorami działań konsultacyjnych. Warto powołać zespół zajmujący się raportem. Przydatne również będzie uporządkowanie treści agregowanych przez poszczególne wydziały/jednostki – ułatwić to może formatka, zawierające szczegóły techniczne (rozmiar czcionki, odstępy, marginesy, objętość, styl cytowania, etc.) i merytoryczne (rodzaje informacji i ich konstrukcja, np. opisowa czy w formie równoważników zdań, etc.) oraz wskazówki jak redagować treści (unikanie niezrozumiałej nomenklatury urzędniczej, dołączanie danych do wykresów w excelu etc.).
11. Konsultować raport z mieszkańcami na etapie jego tworzenia poprzez spotkania, rozmowy, warsztaty czy debaty.

Mieszkańcy nie są zainteresowani? Trzeba znaleźć rozwiązanie…

Ilekroć́ w ustawie jest mowa o gminie, należy przez to rozumieć wspólnotę̨ samorządową̨ oraz odpowiednie terytorium” – czytamy w Ustawie o samorządzie gminnym; priorytetem jest więc zaproszenie do rozmowy o raporcie reprezentantki i reprezentantów owej wspólnoty. Pozornie to proste i oczywiste. W praktyce bywa różnie. Co można zrobić, by zachęcić mieszkańców do wzięcia udziału w debacie na temat raporcie?

1. Informować i edukować – mieszkańcy nie czytają raportu, bo zazwyczaj nie wiedzą o jego istnieniu.
2. Doceniać tych, którzy zwykle są i angażują się społecznie, uczestników konsultacji, spotkań, działających pro bono, wolontariuszy czy animatorów. Warto takie osoby zaprosić imiennie na debatę nad raportem.
3. Zachęcać do debatowania – nie tylko nad raportem. Mieszkańcy nie widzą związku między udziałem w inicjowanych przez władze spotkaniach i konsultacjach a realnym wpływem na proces decyzyjny. Warto sprawdzić, ile osób bierze zazwyczaj udział w organizowanych przez gminę konsultacjach.
4. Pamiętać o raporcie w drugiej połowie roku – zwykle sesja absolutoryjna to koniec kariery raportu. Warto zaplanować działania na kolejne miesiące, np. umieszczać raport w odcinkach na stronie UG z komentarzem wójta/burmistrza/prezydenta, cytować fragmenty raportu i zachęcać do lektury całości, zapytać mieszkanki i mieszkańców o opinie na tematy poruszane w raporcie, itp.
5. Dywersyfikować – dostosować narzędzia komunikacji, formę przekazu i czas do potencjalnych grup odbiorców stanowiących przekrój mieszkańców gminy. Część osób posługuje się narzędziami cyfrowymi, część nadal preferuje formy analogowe. Warto kilka egzemplarzy reportu w wersji „papierowej” czy też audio udostępnić w miejscach użyteczności publicznej, np. bibliotece czy informacji turystycznej. I oczywiście poinformować o tym mieszkańców.
6. Wykorzystywać przestrzeń online i elektroniczne formy komunikacji: social media, strony www, e-mail, dzienniki elektroniczne w szkołach, platformy komunikacji typu: zoom, gogle meet czy teams i inne.

Spójrzmy na raport z innej strony

Raport o stanie gminy pojawia się w krajobrazie urzędniczych dokumentów w roku 2018 na mocy znowelizowanej Ustawy o samorządzie gminnym. Stanowi rodzaj podsumowania działań wójta/burmistrza/prezydenta za rok ubiegły. Od 2019 zatem roku odbywają się – w różnych formach – prezentacje reportu.

Czy mieszkańcy angażują się w debaty? Nie. Samo słowo raport jest już problemem (…) w internecie jest duże zainteresowanie – mieszkańcy wypowiadają się. Na żywo nie chcą. Nie tylko mieszkańcy wykazują ambiwalentną postawę wobec raportu, bowiem i wśród części urzędników jest opór i postawa, że to piąte koło u wozu.

Może jednak warto spojrzeć na raport z nieco innej strony? To w dużej mierze sprawdzian dla gminy – rozumianej w kategorii wspólnoty gospodarującej na określonym terenie. Działania skoncentrowane wokół raportu pozwalają na stawianie kluczowych pytań: o skuteczną komunikację pomiędzy mieszkańcami a władzą, o poziom wiedzy i świadomości obywatelskiej mieszkańców, o skuteczność wymiany i obiegu informacji, ale również znajomość zasobów społeczności i poziomu jej kapitałów. Czy jesteśmy należycie zaangażowani: jako obywatele, mieszkańcy, sąsiedzi, urzędnicy, podatnicy i włodarze? Czas pokaże, a raport udokumentuje, bo udział mieszkańców i aktywność na sesjach to przyzwyczajenie, nawyk, to tradycja aktywności mieszkańców.

* Wszystkie cytaty w tekście, poza artykułami Ustawy o samorządzie gminnym, są wypowiedziami osób tworzących raporty o stanie gminy w JST uczestniczących w projekcie.

** Anna Barabasz – Socjolożka, historyczka, działaczka NGO, mieszkanka Żywca-Zabłocia. Absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego i Uniwersytetu Opolskiego. Pracuje w Waldorfskim Liceum Ogólnokształcącym w Bielsku Białej oraz  Żywieckiej Fundacji Rozwoju. Członkini Sieci Obywatelskiej Watchdog Polska, mentorka w projekcie “Raport o stanie gminy – kolejny obowiązek czy narzędzie dla mieszkańców i władz?” realizowanego przez Sieć Obywatelską Watchdog Polska oraz Fundację Pole Dialogu dzięki wsparciu Open Society Foundations.

Tekst jest podsumowaniem projektu “Raport o stanie gminy – kolejny obowiązek czy narzędzie dla mieszkańców i władz?” realizowanego przez Sieć Obywatelską Watchdog Polska oraz Fundację Pole Dialogu dzięki wsparciu Open Society Foundations.