W 2022 r. Najwyższa Izba Kontroli przeprowadziła dwie kontrole dotyczące realizacji prawa do informacji w jednostkach administracji rządowej oraz jednostkach samorządu terytorialnego^[1]. Wyniki tej pierwszej opublikowano w kwietniu i omówiliśmy je na naszej stronie w tekście NIK o dostępie do informacji publicznej w administracji rządowej. Niedawno pojawił się również raport dotyczący samorządu – poniżej przedstawiamy jego najważniejsze ustalenia.

Co badała NIK i które urzędy wzięła pod lupę?

NIK wzięła pod lupę działania urzędów „w reakcji na sygnały o trudnościach w dostępie do informacji publicznej oraz w stosowaniu ww. ustawy [o dostępie do informacji publicznej – przyp.red.] w jednostkach samorządu terytorialnego, które są usytuowane najbliżej obywatela”.

Głównym celem kontroli, którą przeprowadzała Delegatura NIK w Poznaniu, było ustalenie, czy jednostki samorządu terytorialnego prawidłowo wywiązują się z zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej. Oceniano nie tylko prawidłowe i rzetelne wykonywanie zadań nałożonych przez ustawę, ale też przygotowanie do ich realizacji.

Kontrolą objęto 8 urzędów gmin, cztery starostwa powiatowe i cztery urzędy marszałkowskie z województw: lubuskiego, opolskiego, wielkopolskiego i zachodniopomorskiego. Jeśli chodzi o urzędy gmin i starostwa, wytypowano te, do których w latach 2020-2021 wpłynęło najwięcej wniosków o informację publiczną. Kontrolerzy NIK wzięli pod lupę okres od początku 2020 r. do marca 2022 r.

Zapytano też wnioskujących

Nim Najwyższa Izba Kontroli rozpoczęła swoją kontrolę, przyjrzała się wpływającym do niej skargom, a także zapytała przedstawicieli mediów i organizacji społecznych o najczęściej spotykane problemy związane z dostępem do informacji publicznej. Na liście najczęściej pojawiających się problemów znalazły się:

• brak odpowiedzi na wniosek lub odpowiedź niezrozumiała;
• częste powoływanie się na informację przetworzoną, która może być udostępniona jedynie wtedy, gdy wnioskodawca wykaże szczególnie istotny interes publiczny;
• uznawanie, że informacja jest „wewnętrzna” i nie podlega udostępnieniu;
• niepublikowanie w BIP-ie wszystkich wymaganych dokumentów lub znaczące opóźnienia w ich publikacji.

Ile spraw przed sądami administracyjnymi

NIK zwróciła się także do Naczelnego Sądu Administracyjnego z pytaniem o liczbę skarg dotyczących udostępnienia informacji publicznej, które wpływały do sądów administracyjnych w latach 2019-2021. Z kolei z informacji przekazanych przez kontrolowane urzędy wynika, że w okresie objętym kontrolą w sprawach z dostępu do informacji publicznej złożono 45 odwołań do Samorządowego Kolegium Odwoławczego oraz 18 skarg do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Samorządowe kolegia odwoławcze uwzględniły 15 odwołań, a wojewódzkie sądy administracyjne 6 skarg. 

Co ustaliła Najwyższa Izba Kontroli?

Choć w ocenie NIK skontrolowane urzędy realizowały zadania w sposób prawidłowy^[2],to jednak sformułowano łącznie 49 wniosków pokontrolnych.

Dotyczyły one m.in.:

• wprowadzenia odpowiednich procedur udostępniania informacji,
• zwiększenia nadzoru nad rzetelnym i terminowym udostępnianiem informacji,
• uchylenia tzw. cenników opłat za udostępnienie informacji,
• rzetelnego prowadzenia rejestrów wniosków o udostępnienie informacji publicznej.

Zdaniem kontrolerów samorządy były przygotowane do udostępniania informacji publicznej. Jako dobrą praktykę wskazano działanie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego, który w ramach elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (EZD PUW) udostępnił pracownikom instrukcję, jak należy postępować z wnioskami o udostępnienie informacji publicznej, a poprzez Intranet udostępniono materiał opisujący zasady prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu. Za niezgodną z prawem praktykę uznano z kolei obowiązujące w kilku jednostkach kontrolowanych tzw. cenniki opłat za udostępnienie informacji publicznej^[3]. 

Wszystkie kontrolowane jednostki udostępniały informacje w Biuletynie Informacji Publicznej, nie zawsze jednak w taki sposób, jak powinny. 12 samorządów nie opublikowało w BIP-ie informacji o przeprowadzonych kontrolach, 11 nie zamieściło nagrań z sesji organów stanowiących (albo zamieściło je nieterminowo), a w 6 zabrakło informacji (albo terminowej informacji) o prowadzonych rejestrach i ewidencjach oraz interpelacjach i zapytaniach radnych. Tylko jeden samorząd oznaczył wszystkie informacje danymi o osobach udostępniających je w Biuletynie Informacji Publicznej oraz o czasie ich wytworzenia i udostępnienia.

Najwyższa Izba Kontroli oceniła, że realizacja pisemnych wniosków o udostępnienie informacji publicznej idzie samorządowcom lepiej niż udostępnianie informacji w BIP-ie. Między styczniem 2020 r. a marcem 2022 r. na 5713 wniosków udostępniono informację w 5384 przypadkach, czyli w ponad 90%. Z kolei w 154 przypadkach wydano decyzję o odmowie udostępnienia informacji. W wynikach kontroli zabrakło natomiast wyjaśnienia, co oznacza wspomniane ,,udostępnienie informacji’’. Nie wiadomo, w ilu przypadkach udostępniono informację jedynie w części, w ilu stwierdzono, że informacja nie stanowi tzw. informacji publicznej oraz w ilu przypadkach informacja została udostępniona w wydłużonym terminie 2 miesięcy. Nieprawidłowości, które w przypadku niektórych podmiotów odnotowano, to:

• niedotrzymywanie terminów udostępnienia informacji;
• brak odpowiedzi na wniosek;
• brak informacji lub informacja w niewłaściwym terminie o wysokości naliczonej opłaty za udostępnienie informacji;
• nieumorzenie postępowania, gdy pojawił się taki obowiązek;
• żądania danych wnioskodawcy, gdy nie było takiej potrzeby^[4].

Kontrolowane urzędy nieudostępnianie lub niepełne udostępnianie informacji tłumaczyły zwykle nieprawidłową interpretacją przepisów, omyłkami czy przeoczeniami wynikającymi z dużej liczby zadań, brakami kadrowymi i utrudnionym dostępem do dokumentów spowodowanym pracą w czasie pandemii. 

Jedynie w dwóch kontrolowanych jednostkach nie ewidencjonowano wpływających do urzędu wniosków, a w jednym do rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej wpisywano także inne pisma. Najwyższa Izba Kontroli nie podała informacji, w jakiej formie prowadzono rejestry wniosków o udostępnienie informacji publicznej (papierowe, elektroniczne itd.). Wiadomo natomiast, że w większości przypadków były to rejestry tzw. centralne, a w 4 samorządach ewidencje prowadziły oddzielnie różne wydziały^[5]. 

Wnioski

Najwyższa Izba Kontroli skierowała wystąpienia pokontrolne nie tylko do samorządów, ale również do Prezesa Rady Ministrów. Dotyczyło ono podjęcia działań legislacyjnych w celu stworzenia definicji ,,informacji przetworzonej’’^[6]. Wyjaśniono, że na trudności związane z pojęciem informacji przetworzonej zwracały uwagę organizacje społeczne, przedstawiciele mediów i jednostki kontrolowane^[7]. Granice między informacją prostą a przetworzoną są nieostre, a trudności w ocenie tych informacji mogą być niejednolite i prowadzić do nadużyć ,,tak po stronie podmiotów zobowiązanych, jak i wnioskodawców’’^[8]. 

^[1] Mowa o kontroli P/22/003 oraz P/22/076. Plan pracy NIK

^[2] Informacja o wynikach kontroli (…), s. 5, 8, 32.

^[3] Informacja o wynikach kontroli (…), s. 8-9, 18-20.

^[4] Informacja o wynikach kontroli (…), s. 8, 14-15, 27-28.

^[5] Informacja o wynikach kontroli (…), s. 10, 20.

^[6] Informacja o wynikach kontroli (…), s. 17.

^[7] Informacja o wynikach kontroli (…), s. 15.

^[8] Informacja o wynikach kontroli (…), s. 17.