Pod koniec kwietnia Najwyższa Izba Kontroli przedstawiła raport Udostępnienie informacji publicznej przez jednostki administracji rządowej. 

NIK bliżej przyjrzał się, jak w latach 2019-2022 prawo do informacji realizowały: 

• Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, 
• Ministerstwo Aktywów Państwowych;
• Ministerstwo Edukacji i Nauki;
• Ministerstwo Infrastruktury;
• Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego;
• Ministerstwo Rozwoju i Technologii;
• Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej;
• Ministerstwo Sprawiedliwości;
• Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji;
• Ministerstwo Zdrowia;
• 6 urzędów wojewódzkich: Lubelski, Łódzki, Podlaski, Świętokrzyski, Wielkopolski, Zachodniopomorski).

Co sprawdzał NIK?

NIK, prowadząc kontrolę, chciała odpowiedzieć na dwa pytania:

1. Czy w jednostkach administracji rządowej zapewniono warunki prawne i organizacyjne umożliwiające prawidłową realizację obowiązków związanych z udostępnianiem informacji publicznej?
2. Czy jednostki administracji rządowej zgodnie z przepisami prawa oraz rzetelnie realizowały zadania dotyczące udostępniania informacji publicznej?

Co ustalono w czasie kontroli?

NIK w raporcie pokontrolnym ocenia, że skontrolowane organy administracji rządowej (…) większość obowiązków związanych z udostępnianiem informacji publicznej realizowały zgodnie z przepisami prawa i rzetelnie. Dodaje jednak, że w każdej z tych jednostek wystąpiły przypadki działań niezgodnych z przepisami prawa lub/i nierzetelnych. Jedynie w przypadku Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu i Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie nie dopatrzono się żadnych istotnych nieprawidłowości.

Po kontroli sformułowano 45 wniosków pokontrolnych. Dotyczą one m.in. zwiększenia nadzoru nad realizacją obowiązków związanych z udostępnianiem informacji, zamieszczania pełnej informacji w Biuletynach Informacji Publicznej, rzetelnego prowadzenia rejestru spraw dotyczących udostępniania informacji czy opracowania i publikowania planu działania na rzecz poprawy zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

Nieprawidłowości, o których wspomina NIK, dotyczą m.in. nieudzielania odpowiedzi na wnioski w ustawowym terminie, braków w rejestrach wniosków o informację czy uzależnienia rozpatrzenia wniosku od podania danych wnioskodawcy albo od wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych.  

W związku z zaobserwowanymi nieprawidłowościami Najwyższa Izba Kontroli zwróciła się do Rady Ministrów o podjęcie działań legislacyjnych, w sprawie doprecyzowania w Ustawie o dostępie do informacji publicznej, że maksymalny termin 14 dni na udostępnienie informacji dotyczy również sytuacji, gdy:

• przedmiot wniosku nie obejmuje informacji publicznej w rozumieniu przepisów udip,
• żądana informacja została już udostępniona w BIP lub portalu danych,
• organ nie posiada informacji, o której mowa we wniosku,
• zastosowanie mają przepisy posiadające pierwszeństwo (art.1 ust. 2 udip).

W raporcie nie zabrakło również uwag i spostrzeżeń na temat udostępniania informacji publicznej przekazanych przez podmioty, które kontrolowano. Wskazywały one na brak legalnej definicji sprawy publicznej, informacji przetworzonej czy dokumentu wewnętrznego. Zwracały uwagę nie tylko na rosnącą liczbę stałych wnioskodawców, ale też wniosków wykorzystywanych na potrzeby naukowe lub zawodowe.  

Z raportu wynika, że wszystkie urzędy wojewódzkie oraz dwa ministerstwa (Ministerstwo Zdrowia i Ministerstwo Sprawiedliwości) posiadają odrębne procedury określające szczegółowo zasady i tryb postępowania w zakresie udostępniania informacji publicznej, choć nie są do tego zobowiązane przepisami prawa. Większość kontrolowanych placówek miała zasoby kadrowe pozwalające realizować prawo do informacji, na braki w tym zakresie skarżyło się Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej oraz Ministerstwo Edukacji i Nauki.

Cyfryzacja a dostęp do informacji

Dużym problemem wydaje się brak odpowiedniego systemu do rejestrowania wniosków o informację wpływających do poszczególnych jednostek organizacyjnych i zarządzania nimi. 

W Ministerstwie Zdrowia prowadzono w różnych komórkach organizacyjnych blisko 20 rejestrów wniosków. Jedynie w 7 jednostkach wykorzystywano systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją do bieżącego monitorowania postępowań o udostępnienie informacji. W kolejnych 7 jednostkach wspomniany system wykorzystywano jedynie do załatwiania spraw, do monitorowania korzystając z ewidencji wniosków o udostępnienie informacji. W dwóch pozostałych jednostkach bazowano przede wszystkim na dokumentach źródłowych.

Ile wniosków o informację trafiło do kontrolowanych podmiotów?

Do wszystkich kontrolowanych jednostek między styczniem 2019 r. a kwietniem 2022 r. wpłynęło łącznie 31 949 wniosków. Prawie 85% z nich było skierowanych do 9 kontrolowanych ministerstw. W ministerstwach odpowiedziano na 70%, a w urzędach wojewódzkich na ponad 84% wniosków. 

W latach 2019-2022 tylko trzy kontrolowane jednostki dokonały przeglądu procesu udostępniania informacji publicznej (Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Ministerstwo Aktywów Państwowych i Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach). Nie przeprowadzano kontroli zewnętrznych, a kontrole wewnętrzne miały miejsce głównie w odniesieniu do udostępniania informacji publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej.