Sygnalista to osoba, która ujawnia nieprawidłowości w instytucjach publicznych lub prywatnych, często ryzykując własną pracą i bezpieczeństwem. Dzięki ich odwadze opinia publiczna zyskuje dostęp do informacji o nadużyciach. 25 września 2025 r. mija dokładnie rok od wejścia w życie ustawy o ochronie sygnalistów.

Trudne początki ustawy

Polska jako ostatni kraj Unii Europejskiej przyjęła ustawę o ochronie sygnalistów, wdrażając ją z ponad dwuipółletnim opóźnieniem. Zwłoka ta spowodowała, że Trybunał Sprawiedliwości UE nałożył na nasz kraj kary finansowe. Prace nad ustawą były burzliwe i wielokrotnie krytykowane za brak konsekwencji oraz zbyt wąski zakres ochrony. W czerwcu 2024 roku, na finiszu prac legislacyjnych, Senat zgłosił poprawkę usuwającą z katalogu naruszeń kwestie związane z prawem pracy. Decyzja ta wywołała sprzeciw organizacji społecznych i ekspertów, którzy podkreślali, że to właśnie w miejscu pracy dochodzi najczęściej do nadużyć. Ostatecznie uchwalona ustawa została oceniona jako kompromis, ale jednocześnie jako akt prawny pozbawiony części kluczowych zabezpieczeń. Wejście nowych przepisów w życie podzielono na dwa etapy. We wrześniu powstał obowiązek tworzenia wewnętrznych procedur zgłoszeń w instytucjach publicznych i firmach zatrudniających co najmniej 50 osób. Od tego momentu pracodawcy muszą zapewnić ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi, dbać o poufność ich danych i rzetelnie reagować na zgłoszenia. Jednocześnie wprowadzono przepisy sankcyjne przewidujące kary za niewywiązanie się z tych obowiązków. Kolejny ważny etap nastąpił 25 grudnia 2024 roku, gdy zaczęły obowiązywać przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych. Od tego dnia sygnaliści mogą kierować sprawy bezpośrednio do organów publicznych, w tym do Rzecznika Praw Obywatelskich, który zobowiązany jest przyjmować zgłoszenia, wstępnie je weryfikować i przekazywać do właściwych instytucji.

Zespół przy RPO

W 2024 roku w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich powołano Głównego Koordynatora ds. wdrożenia ustawy o sygnalistach, a następnie utworzono Zespół do spraw Sygnalistów liczący 18 osób. Od stycznia 2025 r. nadzór nad jego działalnością sprawuje Zastępca RPO dr hab. Adam Krzywoń, a dyrektorem jest Marcin Malecko. Zespół przygotował procedury i kanały przyjmowania zgłoszeń, w tym formularz internetowy, infolinię, pocztę tradycyjną oraz możliwość zgłoszenia osobistego. Do końca 2024 roku wpłynęło 130 zgłoszeń, z czego tylko 4 zakwalifikowano jako właściwe w rozumieniu ustawy i przekazano do odpowiednich organów. RPO uruchomił stronę sygnalisci.gov.pl, która ma ułatwiać dostęp do informacji o prawach sygnalistów i umożliwia składanie wniosków o poradę prawną. Przy okazji rocznicy uchwalenia ustawy biuro RPO poinformowało, że od 27 grudnia 2024 roku do 30 czerwca 2025 roku do Rzecznika Praw Obywatelskich wpłynęło 412 spraw, z czego 144 zostały uznane za zgłoszenia zewnętrzne spełniające ustawowe kryteria. W tym samym okresie RPO udzielił 136 porad dotyczących stosowania ustawy o sygnalistach — najczęstsze wnioski dotyczyły praw sygnalisty, ochrony przed odwetem oraz sposobu dokonywania zgłoszeń. Spośród zakwalifikowanych zgłoszeń najwięcej dotyczyło interesów finansowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej.
W trakcie tego półrocza przyjęto 89 anonimowych zgłoszeń, z których po wstępnej weryfikacji 42 zostały przekazane dalej do właściwych organów. Najczęściej używanym kanałem zgłoszeń był formularz internetowy, który umożliwia złożenie kompletnego zgłoszenia wraz z załącznikami i opcję anonimowości. Biuro RPO poinformowało także, że w porównaniu z innymi krajami UE, w Polsce zgłoszeń jest znacznie więcej niż w analogicznym okresie w sąsiednich państwach członkowskich.

Sygnaliści w BIP

Po wejściu ustawy gminy, powiaty i urzędy marszałkowskie musiały uruchomić wewnętrzne kanały zgłoszeń i jasno opisać je w BIP-ie. Sprawdziliśmy, jak robią to wybrane urzędy. Wąbrzeźno pozwala wysłać pismo z dopiskiem „Sygnał W” lub e-mail do koordynatora, gwarantuje potwierdzenie w 7 dni i 3-letnią archiwizację, ale nie przyjmuje anonimów; BIP jest kompletny. Kutno ma bardzo szczegółową procedurę: e-mail powinien zawierać dane i opis, urząd potwierdza w 7 dni, dokumenty przechowuje 3 lata, a anonimowość jest dopuszczona. Wejherowo opublikowało przejrzyste zarządzenie i „ścieżkę” dla mieszkańców; można zgłaszać anonimowo, z zapewnioną poufnością i terminami odpowiedzi. W Bojszowach BIP zawiera jedynie ogólne wzmianki: brak terminów, zasad archiwizacji, opisu procedury i kontaktów do RPO, co może zniechęcać do zgłaszania.W Kwidzynie BIP podaje podstawę prawną i kontakt do koordynatora, ale wiele rubryk jest  pustych (np. potwierdzenia, archiwizacja, ochrona danych), więc obraz procedury jest niepełny. W Rzeszowie kanał istnieje, lecz trudno go znaleźć: jest tylko ogólna informacja „ustnie lub pisemnie”, bez linku do zarządzenia i bez jasności co do anonimowości czy terminów. Myszków ma rozbudowaną procedurę z formularzem i 7-dniowym potwierdzeniem oraz gwarancją poufności, ale anonimy nie są rozpatrywane i brakuje w BIP odnośników do wsparcia zewnętrznego.

Co zapamiętamy z pierwszego roku funkcjonowania ustawy?

Na razie ustawa o ochronie sygnalistów zebrała żniwo wśród ministerstw. Na pewno z pierwszego roku zapamiętamy dwie sprawy. W pierwszej przewodnicząca związku zawodowego na Uniwersytecie Szczecińskim przekazała Ministrowi Nauki i Szkolnictwa Wyższego informacje o nieprawidłowościach, prosząc o poufność. Resort wspomnianą przekazał korespondencję rektorowi. W połowie grudnia sprawa wybuchła medialnie; minister publicznie twierdził, że „nie mamy do czynienia z sygnalistą”. Jednak 19 grudnia 2024 r. minister Wieczorek podał się do dymisji. W maju 2025 r. Prokuratura Okręgowa w Warszawie odmówiła wszczęcia śledztwa ws. ujawnienia danych sygnalistki.

Z kolei pod koniec sierpnia była szefowa oddziału Instytutu Pileckiego w Berlinie zgłosiła do MKiDN zastrzeżenia wobec działań dyrektora. Pracownik ministerstwa w kierowanej do niej korespondencji potwierdził, że otrzymała status sygnalistki, jednak jej poufny list ostatecznie miał trafić do osoby, której dotyczył, co media opisały jako naruszenie ochrony sygnalistki. RPO zwrócił się do minister kultury o wyjaśnienia, a sama minister zarządziła postępowanie wyjaśniające. 29 sierpnia 2025 r. odwołano dyrektora Instytutu Pileckiego (powody formalnie ujęto jako „wadliwe decyzje zarządcze”).

Obie sprawy pokazują, że kultura ochrony sygnalistów w administracji centralnej wciąż istnieje głównie „na papierze”, a nie w realnym działaniu. Zawiodły fundamenty: poufność i podstawowe procedury — poufna korespondencja trafiała do osób, których dotyczyło zgłoszenie, a dodatkowo kwestionowano sam status zgłaszających, wskazując, że nie są sygnalistami mieszczącymi się w ustawowej definicji. Pominięto zapewnioną w KPA ochronę mówiącą o tym, że nikt nie może być narażony na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z powodu złożenia skargi, o ile działał w granicach prawa (art. 225 §1 KPA). To pokazuje, że trudno w Polsce o ochronę systemową, a sygnaliści lub osoby nie mieszczące się w ustawowej definicji raczej muszą liczyć się z odwetem niż ochroną.

Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje stałą sprawozdawczość. Co roku każdy organ publiczny sporządza statystyczne zestawienie zgłoszeń zewnętrznych i do 31 marca przekazuje je Rzecznikowi Praw Obywatelskich. Na tej podstawie RPO przygotowuje roczne sprawozdanie zbiorcze, które następnie trafia do Sejmu, Senatu i Komisji Europejskiej oraz jest publikowane w BIP. Przepisy przejściowe pozwalają połączyć sprawozdania za 2024 i 2025 r. (bo kanały zewnętrzne ruszyły 27.12.2024) i złożyć je do 31 marca 2026 r. Wtedy też zobaczymy ile spraw w Polsce zostało sklasyfikowanych jako sprawy sygnalistów.