Od trzech lat wójtowie, burmistrzowie i prezydenci miast mają obowiązek przedstawiania co roku mieszkańcom raportu ze swojej działalności. Debiut raportów trudno uznać za udany. Wielu samorządowców traktuje ich przygotowanie jako kolejny obowiązek, a mieszkańcy rzadko się nimi interesują. My jednak widzimy ich ogromny potencjał!

Dlatego zaczęliśmy gruntownie przyglądać się tematowi – w zeszłym roku zapytaliśmy wszystkie gminy, jak radzą sobie z przygotowaniem raportu i jego promocją wśród mieszkańców (raport z kampanii). W tym roku, bogatsi o wiedzę z poprzedniej kampanii oraz realizacji projektu dotyczącego raportów o stanie gminy z Fundacją Pole Dialogu, postanowiliśmy ponownie zapytać gminy o raporty. A teraz rozpoczynamy analizę ich odpowiedzi – dołączcie do nas – przy okazji sprawdzicie, jak odpowiedziała wasza gmina.

Dołącz do sprawdzania!

Czym jest raport?

Obowiązek przedstawienia raportu dotyczącego działań wdrażających lokalne programy i uchwały w danym roku  został wprowadzony do ustawy o samorządzie gminy, w artykule 28aa. Podobne przepisy wprowadzono dla powiatów i województw. W naszym monitoringu skupiliśmy się na gminach i miastach. Po raz pierwszy raporty były przedstawiane w 2019 roku. Zgodnie z przepisami, raport o stanie gminy musi być złożony do 31 maja, tak by podczas sesji, na której radni akceptują wykonanie budżetu (absolutoryjnej), odbyła się również debata wokół niego. Sesja ta musi odbyć się do końca czerwca. Z powodu Covid-19 terminy bywały zmieniane, ale istotne jest, że jest to regularne, coroczne działanie.

Dlaczego Watchdog Polska życzliwie patrzy na raport?

Dla organizacji strażniczej, jaką jest Sieć Obywatelska Watchdog Polska, wszelkie formy obowiązkowego rozliczania się przez władze gminy z tego, jak działają, to ważny element poważnej debaty o tym, co dzieje się w gminie. Widzimy w tym szansę na dyskusję o priorytetach czy oszczędnościach. Co więcej, szykowanie raportu wymusza pomyślenie o tym, jak zbierane są dane w gminie, przyczyniając się do usprawnień, a tym samym do lepszego dostępu do informacji.

Dlaczego raport nie jest (a może nie był?) lubiany?

Początkowo raporty nie spodobały się podmiotom, które miały je przygotować – wójtom/burmistrzom/prezydentom miast, zarządom powiatów czy województw. Pomysł postrzegano jako działanie narzucone samorządom i nieprzemyślane, a przede wszystkim nieprzydatne.

Lokalne watchdogi twierdziły z kolei, że samorządy mogą dowolnie dobierać treści, żeby namalować laurkę. Postrzegały je też jako nudne i nieprzydatne dla mieszkańców. Czasem wskazywały na wyrzucanie pieniędzy na firmy zewnętrzne, które je przygotowują.

Badacze wskazywali, że problemem jest połączenie debaty nad raportem z sesją absolutoryjną. To połączenie zaś sprawia, że władze samorządowe nie mają motywacji do przedstawiania spraw, które wymagałyby przemyślenia i do krytycznego oceniania tego, co działo się we wcześniejszych latach.

Mieszkańcy zaś zazwyczaj nic na temat raportu nie wiedzą. Ani, że istnieje, ani czemu służy, ani że mogą wziąć udział w debacie nad raportem. Jeśli już zainteresują się i chcą zaangażować, np. poprzez udział w debacie nad raportem, ustawa stawia im zaporowe wymagania. Trzeba złożyć pisemne zgłoszenie poparte podpisami innych mieszkańców (między 20 a 50).

Także radni nie okazali się być aktywnie zainteresowani raportem. Wedle zebranych przez nas danych z 62% gmin, aż w 30% gmin w debacie nie wziął udziału żaden radny, ani radna. I nawet jeśli jacyś radni zabierali głos, były to pojedyncze osoby.

Co postawiliśmy z tym zrobić?

Diagnoza sytuacji sprawiła, że postanowiliśmy zająć się uczynieniem z raportu autentycznego pretekstu do rozmowy całej społeczności o gminie. Uznaliśmy, że będzie to możliwe, gdy:

•   zostanie on uznany za ważny dokument przez urzędników i radnych – przygotowany zostanie ze szczerą wolą poddania ocenie sytuację w gminie; nie będzie marginalną czynnością do odhaczenia, a czymś, nad czym w urzędzie pracuje się i dyskutuje; będzie służył do poprawiania zarządzania informacją i jej analizowania.
•   pojawi się autentyczna wola stworzenia warunków do debaty o stanie gminy ze strony radnych oraz wójtów/burmistrzów/prezydentów miast – poczynając od informowania o tym, że taki raport istnieje; przez tłumaczenie, jak można zabrać głos w debacie; aż po stworzenie dla tej debaty warunków – ułatwienie zgłoszeń, dopasowanie terminu debaty i jej miejsca do szerokiego uczestnictwa.
•   mieszkańcy będą gotowi do zabierania głosu – bywa bowiem tak, że władze gminy czekają na zgłoszenia mieszkańców, ale te się nie pojawiają. Trudno się temu dziwić, jeśli nikt wcześniej takich warunków nie tworzył. Brak zaufania, zainteresowania bądź niedopasowane warunki uczestnictwa stanowią barierę w angażowaniu się.

W listopadzie 2020 roku rozpoczęliśmy pracę z pilotażową grupą czternastu samorządów. Były to – Bydgoszcz, Cieszyn, Iława (miejska) Izabelin, Miłomłyn, Ostróda (miasto), Pawonków, Piastów, Sędziejowice, Sitkówka-Nowiny, Świdwin, Ustka (miasto), Wołomin, Zgierz (miasto). 

Jakie są efekty naszych działań?

Po roku pracy, wspólnie z samorządowcami, podsumowaliśmy co nam się udało. Było sporo zaskoczeń. Pierwsze i podstawowe, to że usłyszeliśmy wiele ciepłych słów o raporcie.

Okazuje się, że raport może być bogatym źródłem wiedzy o samorządzie, także dla urzędniczek i urzędników. Oczywiście „jeśli wytniemy część  o glebach i historii” – to akurat była aluzja do niepotrzebnych treści. Raport „sięga do innych raportów i strategii, wyciska esencję”. Przy okazji czasami uświadamiał urzędnikom, że strategie są źle tworzone. Niektórzy urzędnicy inaczej podejdą to tworzenia strategii rozwoju gminy. Musi być prosta do raportowania i do sprawdzania. Raport może też motywować poszczególne wydziały do przygotowania dobrych danych. Uczy chwalenia się sukcesami. Okazało się, że w urzędzie ludzie nie umieją się chwalić sukcesami i nie prowadzą dobrych statystyk. Osoby koordynujące przygotowanie raportów pomagają koleżankom i kolegom odnajdywać sens ich pracy, pokazują, jak dużo dzieje się w urzędzie.

Dla wójta/burmistrza/prezydenta miasta jest to z kolei pretekst, żeby wciągnąć mieszkańców do rozmowy o gminie. Pokazuje jego/jej spojrzenie na gminę/miasto. Jest okazją do pokazania, co będzie się działo i jakie są plany. Zmusza też nad zastanowieniem się i pokazaniem planów na przyszłość. To pretekst, by wciągnąć mieszkańców do rozmowy o gminie – niech krytykują, bardziej boli brak zainteresowania. To też okazja do rozmawiania z różnymi mieszkańcami, niekoniecznie wyłącznie aktywistami i aktywistkami. 

Może to też być sposób na edukację samorządową. Raport uświadomił samorządowcom, jak mało mieszkańcy wiedzą o tym, jak funkcjonuje gmina, np. jakie są kompetencje organów. Może to być narzędzie edukacji mieszkańców.

Po roku wspólnej pracy udało nam się osiągnąć pewien sukces w myśleniu o tym, jak włączać mieszkańców do dyskusji już od momentu planowania raportu. Pojawiły się też ciekawe pomysły na edukację obywatelską zarówno w szkołach, jak i w społeczności lokalnej. Nauczyliśmy się, jak mówić o raporcie i upraszczać go. Ale w większości wypadków nie udało nam się wciągnąć radnych i zrobić dobrej debaty o raporcie (z wyjątkiem Pawonkowa).

Co dalej i dlaczego?

Obecnie opisujemy dobre praktyki z poszczególnych gmin. Zanim jednak zajmiemy się ich upowszechnianiem, co chcielibyśmy robić we współpracy z innymi podmiotami, postanowiliśmy przyjrzeć się procesowi tworzenia raportów. Jak się bowiem okazało, to właśnie ten moment jest kluczowy. Debata nad raportem może zacząć się już na etapie jego tworzenia. Ba, powinno tak być. Robienie debaty wokół gotowego dokumentu jest nieskuteczne. Z tego może wynikać brak zainteresowania. Dlatego zapytaliśmy głównie o to, jak wygląda proces tworzenia raportu – czy towarzyszy mu refleksja, czy są momenty włączające mieszkańców i radnych oraz czy ma on szansę być narzędziem lepszego zarządzania gminą.

W przyszłości chcemy postawić na ten aspekt. Trudno bowiem dyskutować z potrzebą włączania mieszkańców, radnych i dobrego zarządzania informacją. Dobrą debatę może zrobić każdy samorząd, ale nie wydarzy się to, jeśli władze nie będą otwarte na  głos mieszkańców. A niewielu będzie chętnych z powodu połączenia debaty z sesją absolutoryjną. Dlatego postanowiliśmy działać w tym obszarze, w którym zmiana jest realna i potrzebna. Gdy doświadczeń będzie dużo, nadejdzie czas na rozmowy co korygować w ustawie.

Tymczasem zapraszamy do udziału w kampanii Co w gminie piszczy 2.0, w której ponownie sprawdzamy, jak gminy radzą sobie z przygotowaniem raportów. Zapytaliśmy o to wszystkie urzędy gmin i miast w Polsce, a Wy możecie pomóc nam w analizie ich odpowiedzi.

Zapraszamy do wspólnego sprawdzania na stronie Sprawdzamyjakjest.pl