10 lipca 2023 roku przedstawiciele Sieci Obywatelskiej Watchdog Polska – Adam Dobrawy i Katarzyna Batko-Tołuć spotkali się z Dyrektorem Departamentu Prawnego Ministerstwa Finansów, dr. Maciejem Szmigierą i jednym z naczelników w departamencie – Pawłem Szewczykiem, żeby porozmawiać o przewidywanych trudnościach z wdrożeniem centralnego rejestru umów.
Zaniepokojenie Ministerstwa budziła duża liczba pytań otrzymywanych od podmiotów, które od 1 stycznia 2024 roku będą zobowiązane do prowadzenia rejestrów. Sieć Watchdog z kolei od dawna sygnalizowała gotowość do współpracy w tym temacie.
O zaproszeniu na spotkanie informowaliśmy na chwilę przed udaniem się do Ministerstwa.
Podczas spotkania rozmawialiśmy o tym, jak technicznie można sobie wyobrazić dodawanie umów do rejestru. To ujawniło jak ważna jest wiedza technologiczna. Wiele pytań otrzymywanych przez ministerstwo dotyczyło obciążenia pracą i kwestiami typu: “jak się logować”, “kto będzie się logować” do systemu itp. Adam Dobrawy zwrócił uwagę, że wystarczyłoby dobrze opisać, co ma się znaleźć w rejestrze, a dostawcy rozwiązań technologicznych już czekają, by zaktualizować oprogramowanie zbierające dane z istniejących już w urzędach aplikacji i programów, by pobierać je do pliku, który na bieżąco i automatycznie mógłby uzupełniać rejestr. Odwołał się przy tym do udanego wdrożenia JKP (Jednolitego Pliku Kontrolnego)¹, który funkcjonuje w niemal każdym przedsiębiorstwie i przewiduje przekazywanie informacji o fakturach przez przedsiębiorców bez manualnego wprowadzania danych do osobnego systemu.
Ta rozmowa ujawniła jednak, że w ustawie brakuje podstawy do wydania rozporządzenia, które mogłoby określić odpowiednie wytyczne. Nad rozporządzeniem należałoby popracować, jednak jedyna szansa na wprowadzenie takiej podstawy prawnej możliwa jest na posiedzeniu Sejmu w lipcu. Wszystko zależy, więc od woli politycznej.
Inną podniesioną przez nas podczas spotkania sprawą był przepis art. 34a. ust. 3. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, który stanowi, że “Informacje zamieszczone w rejestrze umów dotyczą umów, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902). Przepisy art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej stosuje się odpowiednio”. Jego pierwsza część bywa nieopatrznie interpretowana jako podstawa do pomijania niektórych umów z rejestru umów i rodzi niepotrzebne wątpliwości interpretacyjne, zwłaszcza że ust. 3 określa, że jest to “rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych”.
Uważamy, że wszystkie umowy zawarte przez jednostki sektora finansów publicznych powinny być odnotowane w rejestrze, ale niektóre informacje o tych umowach mogą wymagać anonimizacji z pozostawieniem o tym wzmianki w rejestrze. Takie rozwiązanie buduje zaufanie do kompletności rejestru, a także pozwala na kontrolę tego, o jakich umowach informacje są przez urząd chronione. W praktyce nie zmienia to zakresu umów dostępnych dla obywateli, bo i tak informacja w każdej umowie może być ograniczona ze względu na ochronę innych praw.
Przekazaliśmy też Ministerstwu uwagę Fundacji Panoptykon dotyczącą braku określenia czasu retencji danych umieszczonych w rejestrze.
Przedstawiciele resortu finansów uznali, że o tym jak uczynić z rejestru prawdziwie dopracowane narzędzie warto dalej rozmawiać i zapowiedzieli kolejne spotkania. Zostaliśmy też poproszeni o uzupełnienie naszych słownych wypowiedzi i przekazanie uwag na piśmie tak, by mogły one zostać skierowane do politycznego opiekuna ustawy posła Jarosława Sachajko, który planuje zaproponowanie zmian jako poseł.
¹ Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to generowane przez system informatyczny dane firmowe, które przedsiębiorcy zobowiązani są każdego miesiąc przekazywać do urzędu skarbowego. Są to dane o operacjach gospodarczych dokonanych we wskazanym okresie, które należy dostarczyć do urzędu skarbowego w ustandaryzowanej formie.
Zacytuje fragment z tekstu: Uważamy, że wszystkie umowy zawarte przez jednostki sektora finansów publicznych powinny być odnotowane w rejestrze, ale niektóre informacje o tych mogą wymagać anonimizacji z pozostawieniem o tym wzmianki w rejestrze.
Z ciekawości zapytam. Które informacje waszym zdaniem mogą wymagać anonimizacji waszym zdaniem?
To będzie zależało od szczególnych sytuacji. My raczej chcemy pokazać, że nielogiczne jest (i w sumie od zawsze uważamy to za niezgodne z Konstytucją), żeby zamiast rozumowania o ograniczeniach, było z automatu odrzucanie jakiejś informacji jako niemożliwej do udostępnienia, gdyż nie jest to informacja publiczna. Jeśli coś z założenia zostanie poddane anonimizacji i nie pojawi się w rejestrze, to nawet nie wiesz, że taka informacja istnieje.
Źle zadałem pytanie, nie opisując tak naprawdę o co mi chodzi.
Bardziej mnie interesuje sytuacja kiedy wspólnie i urzędnicy i my obywatele doszliśmy już do konsensusu, że wszystkie umowy należy udostępniać ale w części umów, ze względu na rodzaj informacji takie umowy będą wymagać anonimizacji. Mnie właśnie interesuje jak według was będzie wyglądało wypracowanie takiego konsensusu i jak wynik takiego konsensusu będzie zdefiniowany i czy w ogóle będzie zdefiniowany? Czy w ogóle warto wypracowywać taki “zbiór” typu, rodzaju informacji które z automatu należy zanonimizować? A może łatwiej za każdym razem każdej umowie przyglądać się pod kontem takiej potencjalnej anonimizacji (co dla urzędników może stać się zadaniem nie zbyt lubianym). Pytań jest całe mnóstwo. Tak się zastanawiam właśnie i stąd wynikało moje pierwsze pytanie niezbyt pomyślnie zadane.
Jak Wy to widzicie, jak waszym zdaniem to najlepiej zorganizować? Katalog “definicji” jakie dane z automatu idą do anonimizacji z umów, czy może lepszym rozwiązaniem będzie za każdym razem przyglądanie się umowie i indywidualna, subiektywna decyzja urzędnika że takie i takie dane z umowy będą anonimizowane i później publikacja takich często “wykastrowanych” umów.
Wyobrażam sobie na przykład sytuacje że jak urzędnik będzie chciał sam anonimizować jakąś umowę to często może się to kończyć w sądach administracyjnych. Ktoś po drugiej obywatelskiej stronie danej gminy może stwierdzić “hola hola, dlaczego te dane zostały zanonimizowane?”. Sami doskonale wiecie jak decyzje urzędników w materii anonimizowania potrafią zadziwiać.