19 października 2023 roku odbyło się kolejne spotkanie w sprawie centralnego rejestru umów w Ministerstwie Finansów. Poprzednie miały miejsce 11 lipca (notatka ze spotkania) i 9 października (notatka ze spotkania).

W czasie spotkania rozmawialiśmy o celu prowadzenia rejestru i zakresie danych, jakie mają być w nim dostępne. Uczestnicy spotkania ustalili, że kolejnym krokiem powinno być zebranie informacji o tym:

• jakie są różnice między rejestrami prowadzonymi już dziś przez wiele jednostek samorządu terytorialnego;
• czy mniejsze samorządy sprostają wyzwaniu technologicznemu, jakim jest prowadzenie rejestru;
• do jakich celów używane są rejestry umów przez odbiorców;
• jakie trudności z danymi pojawiały się w przykładach zagranicznych często przytaczanych w debacie publicznej.

Uczestnicy spotkania zwracali uwagę, że bez określenia celu prowadzenia rejestru nie będzie jasne, czy ma on zawierać informacje o umowach, czy może także prezentować ich treść. Obawy budziła ilość pracy, która miałby czekać podmioty zobowiązane, gdyby rejestr zawierał także umowy. 

Inną poruszaną kwestią były typy umów. Szczególną uwagę zwrócono na tzw. umowy ustne na „towar z półki”. Jak się okazało, w niektórych samorządach poradzono sobie z tą sprawą i umowy takie są wpisywane do rejestru umów.

Dyskutując o zawartości rejestru, zastanawiano się, czy nie wystarczy, by był połączeniem e-Zamówień i Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – odsyłającym do tych rejestrów referencyjnych, czy może po prostu wystarczy upublicznienie rejestru faktur (z KSeF). Zwracano jednak uwagę, że upublicznienie faktur nie wystarczy, by ocenić, czy jest różnica między kwotą na umowie i tą na fakturze i jak wyglądało całe zamówienie.

Zwrócono również uwagę, że w sytuacji, gdy rejestr będzie zawierał jedynie podstawowe informacją o umowach, to może wprowadzać w błąd. Przykładowo gdy jako przedmiot umowy zostanie wpisany „zakup narzędzi”, nic to nam nie powie o ich typie, ilości i marce. Tak samo opisane umowy mogę de facto dotyczyć zupełnie innego rodzaju produktów czy usług. Z drugiej strony taka wzmianka może być wystarczająca, by bliżej zainteresować się danym zamówieniem i wystarczy, by zauważyć jakieś nieprawidłowości.

Drugi podnoszony przy ewentualnym upublicznianiu umów problemem było to, że ich automatyczne upublicznianie może spowodować ujawnienie tajemnicy przedsiębiorcy. Można sobie z tym poradzić, zastrzegając możliwość upublicznienia już na etapie podpisywania umowy. Nie jest jednak jasne, czy zawsze oferenci będą chętni do zawarcia publicznej umowy, a urzędy zaznaczają, że bywają problemy z pozyskaniem ich zgody na to.

W końcu zaś pojawiła się kwestia typu umów (np. finansowane ze środków publicznych) i określenia podmiotów zobowiązanych do prowadzenia rejestru. Jednym z postulatów było wzorowanie się na dyrektywach Unii Europejskiej, w której większość regulacji dotyczy wszystkich podmiotów publicznych. W tej sposób można by objąć tym obowiązkiem także spółki skarbu państwa czy spółki gminne. Ewentualne odstępstwa byłyby regulowane wyłączeniami.

Żadna z omawianych kwestii nie została rozstrzygnięta. Kolejne spotkanie mające służyć poznaniu praktycznych przykładów zostało zaplanowane na 9 listopada 2023 roku.

W spotkaniu uczestniczyli:

• Grzegorz P. Kubalski, Związek Powiatów Polskich
• Agnieszka Rzepkowska, przedstawicielka Rzecznika Praw Obywatelskich
• Maciej Szmigiero, Dyrektor Departamentu Prawnego
• Paweł Szewczyk, Naczelnik Wydziału Organizacyjno-Prawnego
• Beata Kruszyńska, Zastępczyni Dyrektora w biurze Administracyjnym Ministerstwa Finansów
• Marta Stoga, radczyni w biurze Administracyjnym Ministerstwa Finansów
• Agata Kowalska, Dyrektor w Biurze Administracyjnym Ministerstwa Finansów  
• Beata Kruszyńska,  Zastępczyni Dyrektora w biurze Administracyjnym Ministerstwa Finansów
• dr hab. Marlena Sakowska-Baryła, radczyni prawna
• radca prawny Sylwester Szczepaniak z Unii Metropolii Polskich
• radca prawna Dorota Bąbiak-Kowalska z Unii Metropolii Polskich
• Krzysztof Izdebski, Open Spending EU Coalition
• Grzegorz Bebłowski, pełnomocnik Ogólnopolskiego Porozumienia Organizacji Samorządowych
• Katarzyna Batko-Tołuć, Sieć Obywatelska Watchdog Polska
• Adam Dobrawy, Sieć Obywatelska Watchdog Polska