Choć wójtowie, burmistrzowie i prezydenci miast przygotowują w tym roku już swój 6. raport, to wciąż pojawia się wiele pytań i wątpliwości. Dlatego poprosiliśmy Krzysztofa Szopę, eksperta w kursie „(Bez)Nadzieja małej i dużej gminy”, przewodniczącego rady gminy Komprachcice o sformułowanie rekomendacji dla przewodniczących rady gminy.

Raport o stanie gminy to coroczne obowiązkowe sprawozdanie wójtów, burmistrzów i prezydentów miast z ich działalności w poprzednim roku. Jako organizacja działająca m.in. na rzecz aktywnego udziału mieszkańców w rządzeniu, przyglądamy się raportom od samego początku, czyli od 2018 roku, bo wówczas nałożono na włodarzy obowiązek ich przygotowywania. Zrealizowaliśmy dwa monitoringi, w których sprawdzaliśmy, jak gminy włączają mieszkańców w debatę nad raportem (raport z pierwszego monitoringu, raport z drugiego monitoringu), nagraliśmy także podcast i webinarium, w których opowiadamy o pierwszych doświadczeniach samorządów i mieszkańców z tą formą sprawozdawczości. 

Z naszych monitoringów wynika, że, jak na razie, raporty o stanie gminy nie cieszą się dużym zainteresowaniem nie tylko mieszkańców, ale też radnych, którzy stosunkowo rzadko zgłaszają jakiekolwiek uwagi. Są gminy, które dokładają wielu starań, by zaangażować mieszkańców w debatę nad raportem, jednak w statystycznej polskiej gminie mieszkańcy nawet nie wiedzą, że takie sprawozdanie wójta się ukazało i mogę się na jego temat wypowiedzieć. I tu pewną rolę do odegrania ma przewodniczący rady gminy, który może zadbać o to, by informacje o raporcie i debacie dotarły do mieszkańców i by mieli szansę wypowiedzieć się na w czasie sesji absolutoryjnej. Poniżej przedstawiamy rekomendacje przygotowane przez Krzysztofa Szopę.

Zgodnie z art. 28aa. ust 1 ustawy o samorządzie gminnym (UoSG), wójt co roku do 31 maja przedstawia radzie gminy raport o stanie gminy. Warto, abyś jako przewodniczący rady gminy sprawdził, czy mieszkańcy mają łatwy dostęp do raportu, bo on jest przede wszystkim dla nich. Powinni mieć możliwość przeczytania go przed sesją absolutoryjną, by mogli wziąć udział w debacie na temat tego raportu. 

1. Jeśli raport nie jest dostępny dla mieszkańców na stronie Internetowej gminy lub w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), przewodniczący rady może wydać polecenie służbowe odpowiednim pracownikom gminy, aby niezwłocznie zamieszczono raport w internecie. 
2. Oprócz informacji o raporcie na oficjalnej stronie internetowej urzędu i w Biuletynie Informacji Publicznej, warto skorzystać z innych kanałów komunikacji, np. tablic ogłoszeń oraz lokalnych mediów, aby była większa szansa na dotarcie z informacją o raporcie i debacie do różnych grup mieszkańców.
3. Raport umieszczony w internecie nie może być skanem bez możliwości przeszukiwania dokumentu. Raport musi być zgodny z ustawą o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych.
4. Gdy już raport będzie dostępny dla mieszkańców, przewodniczący może zaprosić ich do udziału w debacie nad raportem, nawet jeśli jeszcze nie jest znany termin sesji, na której raport będzie rozpatrywany. 
5. Informacja/zaproszenie mieszkańców do udziału w debacie powinna zawierać warunki formalne, jakie mieszkaniec ma spełnić, aby wziąć udział w debacie, ale także informację, że jeśli na tej sesji pojawi się mieszkaniec, który nie przekazał zgłoszenia, a chciałby zabrać głos, zostanie dopuszczony do głosu. Przewodniczący może zawsze umożliwić zabranie głosu przez mieszkańców.
6. Pisemne zgłoszenie, poparte podpisami co najmniej 20 lub 50 osób (zależne od ilości mieszkańców gminy) składa się nie później niż w dniu poprzedzającym sesję, podczas której ma być przedstawiany raport o stanie gminy (art. 28aa. ust 7 UoSG).
7. Przewodniczący rady, przyjmując zgłoszenie, powinien sprawdzić, czy pisemne zgłoszenie do debaty pochodzi od mieszkańca gminy, ma wymaganą liczbę podpisów i zostało przekazane w ustawowym terminie. Jeśli któryś z tych warunków formalnych nie został spełniony, a mieszkaniec chce zabrać głos w debacie, nie róbcie problemów. To uprawnienie zapewnia prawo mieszkańca do udziału w debacie i spełnienie warunków formalnych uniemożliwia odmowę udzielenia głosu.
8. Pamiętaj, że nie wolno sprawdzać, czy podpisy poparcia pochodzą od mieszkańców gminy, nie wolno sprawdzać, czy są to podpisy osób pełnoletnich, nie wolno żądać ujawnienia adresów osób podpisujących zgłoszenie, gdyż ustawa nie przewiduje czynności kontrolnych tego rodzaju. Jeśli przygotujesz wzór zgłoszenia dla mieszkańców, po prostu zostaw puste miejsce na podpisy poparcia.
9. Debata jest dostępna dla każdego mieszkańca gminy, zatem jeśli pojawi się młodzież, nie masz prawa nie dopuścić takiej osoby do debaty ze uwagi na jej wiek. Gdyby ustawodawca nie chciał udziału w debacie mieszkańców poniżej 18 roku życia, to by o tym wspomniał w ustawie.
10. Jeśli okaże się, że mieszkaniec gminy nie zebrał wymaganej liczby podpisów, lub złożył zgłoszenie zbyt późno lub w ogóle go nie złożył, a jednak pojawił się na sesji rady gminy i chce wziąć udział w debacie, to jako przewodniczący rady możesz zawsze udzielić głosu takiej osobie.
11. Ustawa wprowadza limit 15 mieszkańców biorących udział w debacie. Rada może postanowić o zwiększeniu tej liczby i warto, abyś jako przewodniczący rady gminy, widząc zwiększone ponad limit zainteresowanie mieszkańców, przygotował projekt uchwały zwiększający limit uczestników debaty i zaproponował na sesji uzupełnienie porządku obrad w tej sprawie.
12. A co, jeśli mieszkańców chcących wziąć udział w debacie jest więcej, a rada nie zgadza się na zwiększenie tej liczby? Przewodniczący rady nie powinien łamać zapisów ustawowych, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby oddał głos pozostałym mieszkańcom poza ustawowym limitem. Przewodniczący może bardzo dużo w tym względzie, gdyż to on prowadzi obrady i udziela głosu uczestnikom. 
13. Rada gminy, która nie chce się męczyć i wysłuchiwać mieszkańców, może zdecydować o skróceniu czasu ich wystąpień. Sugeruję, aby swoje wystąpienie w debacie mieszkaniec miał przygotowane na piśmie i w przypadku odebrania mu głosu zażądał, aby przyjęto jego wystąpienie do protokołu.
14. Debata to możliwość przedstawienia swojego zdania na temat raportu, może się to także odbywać w formie pytań do autora tego dokumentu, pamiętajmy jednak, że włodarz nie ma obowiązku na te pytania odpowiadać, niemniej warto je zadawać.
15. Podsumowując, przewodniczący rady gminy powinien dążyć do maksymalnej otwartości debaty nad raportem o stanie gminy, aktywnie zachęcać mieszkańców do udziału i zabrania głosu, a także zapewnić przejrzystość i dostępność raportu i informacji o debacie, co wzmocni zaufanie i współpracę między mieszkańcami a władzami lokalnymi.