Raport o stanie gminy to sprawozdanie wójta/burmistrza/prezydenta dotyczące wdrażania lokalnych programów i uchwał w danym roku. Dokument musi być złożony do 31 maja każdego roku, tak by podczas sesji, na której radni akceptują wykonanie budżetu, odbyła się również debata wokół raportu. 

W debacie tej mogą uczestniczyć mieszkańcy i mieszkanki i taki był przede wszystkim cel ustawodawcy – coroczny raport o stanie gminy miał zwiększyć udział obywateli w procesie wybierania, funkcjonowania i kontrolowania organów publicznych. 

Raport jest udostępniany na stronie internetowej gminy i każdy mieszkaniec i każda mieszkanka może się z nim zapoznać przed debatą, która jest dobrą okazją, by zabrać głos i wypowiedzieć się na temat funkcjonowania gminy, a także by ocenić pracę wójta czy burmistrza. Jednak z naszych ustaleń wynika (link do raportu), że bardzo niewielu mieszkańców korzysta z tej możliwości. Spośród 1401 gmin, które odpowiedziały na nasz wniosek o informację dotyczący debaty wokół raportu o stanie gminy, jedynie w 235 w debacie wziął udział choć jeden mieszkaniec. 

Bywa oczywiście tak, że urzędy “ukrywają” zaproszenia na debatą w dalekich zakładkach na BIPie, często jednak, mimo kampanii informacyjnej, nikt na taką sesję nie przychodzi. Dlatego wspólnie z Fundacją Pole Dialogu postanowiliśmy wesprzeć gminy w skutecznym angażowaniu mieszkańców w debatę o raporcie o stanie gminy, realizując program pn.Raport o stanie gminy – kolejny obowiązek czy narzędzie dla mieszkańców i władz? Naszymi partnerami w projekcie są 4 gminy – Iława, Pawonków, Piastów i Sędziejowice, a w drodze konkursu wyłoniliśmy jeszcze 12 gmin.  Projekt to nie tylko szkolenia z angażowania mieszkańców czy konsultacje z ekspertami, ale także sieciowanie gmin, którym zależy na włączeniu mieszkańców w proces tworzenia raportu. 

W czasie jednego ze spotkań grupy warsztatowej wspólnie zastanawialiśmy się, co zrobić, by zachęcić mieszkańców do włączenia się w debatę na temat raportu o stanie gminy. Poniżej przedstawiamy wyniki naszej pracy. 

Nim zaczniemy debatować o raporcie 

Najpierw musimy dotrzeć do mieszkańców i mieszkanek z dwiema informacjami: że powstał raport, z którym można się zapoznać i że odbędzie się debata na jego temat. 

Jeśli mieszkańcy mają włączyć się w dyskusję na temat raportu, muszą go najpierw przeczytać. Uczestnicy warsztatów mieli różne pomysły, jak ułatwić mieszkańcom dotarcie do tego dokumentu, kiedy już pojawi się na stronie internetowej urzędu. Najprostszy sposób, to oczywiście komunikowanie o tym wszystkimi dostępnymi kanałami internetowymi – w mediach społecznościowych urzędu i na fanpage’u wójta lub burmistrza, jeśli taki posiada. Można też taką informację wysłać mieszkańcom newsletterem, mailem, sms-em. 

Jednak nie każdy mieszkaniec ma dostęp do internetu i komputer, z którego umie korzystać. Może zatem rozwiązaniem byłoby wydrukowanie i dostarczenie raportu do każdego domostwa? To propozycja warta rozważenia w przypadku niedużej gminy i niezbyt obszernego raportu. Co jednak zrobić, gdy raport liczy kilkaset stron i drukowanie go dla każdego domostwa byłoby kosztownym rozwiązaniem? Można postawić na streszczenie, w którym pojawią się najważniejsze informacje z raportu i który zostanie dołączony do samorządowego informatora, jeśli taki jest wydawany. Jeśli urząd nie drukuje informatora, można zostawić egzemplarze takiego streszczenia w miejscach uczęszczanych przez mieszkańców – w sklepie, przychodni, szkole, przedszkolu itd. Warto tam również zamieścić zaproszenie do udziału w debacie z dokładną datą i miejscem. 

Tych mieszkańców, którzy chcą przeczytać cały raport, a nie dysponują komputerem, można zaprosić do skorzystania z komputera w urzędzie bądź, co wygodniejsze, wydrukować na życzenie. 

Porozmawiajmy

Nim dojdzie do sesji rady gminy, w czasie której będzie debata wokół raportu, warto wcześniej spotkać się z mieszkańcami i porozmawiać. Po pierwsze, by opowiedzieć o tym, czym jest sam raport, a także by przedstawić jego najważniejsze założenia. To może być spotkanie w sołectwach, na osiedlach, w szkolnych czy przedszkolnych świetlicach, które byłoby transmitowane w internecie, by jak najwięcej osób mogło je śledzić. Można też spotkać się online, warto jednak wcześniej zrobić rozeznanie, czy taka opcja nie wykluczy niektórych z udziału w spotkaniu. Taka rozmowa może też być dobrym momentem, by zebrać ewentualne pytania mieszkańców dotyczące raportu, na które będzie można odpowiedzieć w czasie sesji absolutoryjnej (to wtedy odbywa się właśnie debata wokół raportu o stanie gminy). 

Zapraszamy

Mieszkańcy wiedzą już, że raport powstał, zainteresowani mieli możliwość zapoznania się z nim, a nawet dyskusji na jego temat. Teraz można wszystkim przypomnieć o sesji rady gminy, w czasie której będzie debata o raporcie. I tym razem można skorzystać ze wszystkich możliwych kanałów internetowych, nie zapominając jednak o tradycyjnych formach przekazywania informacji – na tablicach ogłoszeniowych czy imiennych zaproszeniach wrzuconych do skrzynki pocztowej. Warto wówczas przypomnieć o zasadach udziału w takiej debacie. Zgodnie z przepisami mieszkańcy, którzy chcą zabrać głos, zgłaszają się do przewodniczącego rady najpóźniej dzień przed debatą. Zgłoszenie powinno być poparte podpisami – w gminie do 20 tysięcy mieszkańców – co najmniej 20 osób, a w gminie powyżej 20 tysięcy mieszkańców – co najmniej 50 osób. Pierwsze 15 osób, które zgłosi się w ten sposób, ma zagwarantowane uczestnictwo w dyskusji. Jeżeli zgłosi się więcej osób, mogą zostać również dopuszczeni, o ile zgodę wyrazi rada. 

Debata

I nadchodzi czas debaty.  Mieszkańcy są dopuszczani do głosu według kolejności otrzymania przez przewodniczącego rady zgłoszenia. Przewodniczący rady ma też prawo dopuścić do głosu mieszkańców, którzy po prostu stawią się na sesji. By zachęcić do udziału w debacie, niektóre gminy planują przeniesienie tej części sesji na godziny popołudniowe lub dni wolne od pracy – tak by jak najwięcej mieszkańców mogło w nich uczestniczyć. Niektórzy chcą dyskutować również poza ratuszem – jest to możliwe, natomiast należy pamiętać o transmisji debaty i jej zarejestrowaniu. 

Wielu uczestników warsztatów podkreślało, iż udział w wielogodzinnej sesji absolutoryjnej może być dla mieszkańców dużym wyzwaniem – i wychodząc naprzeciw ich oczekiwaniom, gminy organizują debaty na temat raportu o stanie gminy przed sesją. Takie spotkanie nie może zastąpić oczywiście debaty w trakcie sesji, pozwoli jednak na zebranie głosów tych mieszkańców, którzy nie mogą uczestniczyć we właściwej debacie, by potem ich przedstawiciel mógł je przedstawić radnym w czasie posiedzenia rady. Już po debacie rada przeprowadza głosowanie nad wotum zaufania dla wójta. Jeżeli w ciągu dwóch kolejnych latach wójt nie otrzyma wotum zaufania, rada gminy może podjąć uchwałę o przeprowadzeniu referendum w sprawie odwołania wójta.

I co dalej?

Po sesji, w czasie której dyskutowano o raporcie o stanie gminy, można dalej promować raport tak, aby dotarł do jak największej liczby mieszkańców. Być może dzięki temu chętniej wezmą udział w dyskusji w kolejnym roku. Zebrane w raporcie informacje są doskonałym materiałem do kolejnych transmisji na Facebooku, spotkań z mieszkańcami, rozmów z radnymi.