Biuro Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich (ERPO) opublikowało nową wersję przewodnika o udostępnianiu dokumentów UE.  Uwzględniono w nim zmiany, które nastąpiły dzięki prowadzonym sprawom i skargom rozpatrywanym przez ERPO. Jest to ważny i cenny mechanizm – pozwala instytucjom na doskonalenie się i poprawianie błędów. Przy tej okazji piszemy o zmianach, które małymi krokami udało się wprowadzić na przestrzeni ostatnich lat.

ERPO i dostęp do informacji

Dostęp do informacji w UE reguluje rozporządzenie 1049/2001. Zgodnie z nim, po przejściu procedury wnioskowej, w przypadku odmowy, braku odpowiedzi lub przekroczenia terminów przysługuje nam skarga do ERPO. Organ ten może zajrzeć do dokumentów, których nam odmówiono oraz przeanalizować, czy podane w decyzji argumenty znajdują uzasadnienie. W ostatnich latach największy odsetek spraw prowadzonych przez ERPO dotyczy problemów związanych z egzekwowaniem prawa do informacji. Według sprawozdania za 2021 rok, 29% spraw dotyczyło dostępu do informacji i dokumentów. Na podstawie skarg i prowadzonych postępowań co jakiś czas ERPO wydaje zalecenia dla unijnych instytucji, a tym samym dostęp do informacji w niektórych sferach ulega poprawie. 

Dostęp do maili urzędników

W ostatniej wersji przewodnika znajdziemy wskazówki dotyczące dostępu do maili urzędników. O ile treść maili jest związana z pracą wykonywaną w poszczególnych organach i instytucjach, powinna być udostępniania zainteresowanym, nawet jeżeli korespondencja była prowadzona z prywatnego konta. Nie udostępnia się wiadomości, które dotyczą życia prywatnego personelu lub w inny sposób wykraczają poza sferę odpowiedzialności instytucji. Jak wyjaśniono:

Rzecznik ustalił, że instytucja, organ, urząd lub agencja UE mogą, zgodnie z zasadami dobrej administracji, zwrócić się do pracownika o przekazanie kopii merytorycznych e-maili związanych z pracą, wysłanych na prywatne konto e-mail członka personelu lub z niego. Gdy e-maile znajdą się w posiadaniu instytucji, organu, urzędu lub agencji UE, są objęte prawem publicznego dostępu do dokumentów. 

Dostęp do smsów i czatów

ERPO stoi na stanowisku, że wszelkie wiadomości tekstowe związane z pracą wysyłane na lub z telefonu udostępnionego personelowi przez instytucje unijne, podlegają udostępnieniu. Podstawę stanowi wspomniane rozporządzenie 1049/2001. To stanowisko, to skutek postępowania związanego z nieudostępnieniem przez KE treści korespondencji Ursuli von der Leyen i jednego z prezesów firm farmaceutycznych. Pisaliśmy o tym w tekście: Smsy rządzących jawne? Podobnie jak w przypadku maili, rzecznik uznał, że instytucje UE powinny zgodnie z zasadami dobrej administracji, zwrócić się do pracownika o przekazanie kopii merytorycznych wiadomości tekstowych związanych z pracą, wysłanych na prywatny telefon pracownika lub z niego. Prawo publicznego dostępu miałoby wówczas zastosowanie do takich dokumentów.

Szybciej od 2018 r.

Procedurą ułatwiającą dostęp do dokumentów jest wprowadzona w 2018 roku tzw. szybka ścieżka. Jednym z problemów, na który najczęściej skarżą się osoby korzystające z prawa do informacji, jest czas odpowiedzi. Co nam po informacji, którą uzyskamy dwa lata po zadaniu pytania? W odpowiedzi na ten problem wprowadzono tzw. szybką ścieżkę dotyczącą skargi składanej do ERPO. W ciągu 5 dni od wpłynięcia skargi ERPO decyduje, czy wszcząć postępowanie. Bierze pod uwagę różne czynniki – czy np. została wyczerpana wcześniejsza procedura, ale też czy uzasadnienie znajdujące się w decyzji odmownej jest racjonalne i ma oparcie w stanie faktycznym. W szybkiej ścieżce ERPO wydaje decyzję w ciągu 40 dni roboczych od wpłynięcia skargi. Prowadząc postępowanie, może mieć wgląd do dokumentów, o które ubiegała się zainteresowana osoba czy instytucja. 

Gdzie podróżują komisarze?

W 2017 r. odbyła się kampania, w której Access Info Europe zachęcało osoby mieszkające w UE do wysyłania wniosków o dostęp do informacji w sprawie wydatków związanych z podróżami służbowymi Komisji Europejskiej. Również ERPO zachęcał KE do proaktywnego publikowania danych dotyczących delegacji. Dane te przez wiele lat były niechętnie udostępniane, jednak udało się wypracować mechanizm, w którym możemy dowiedzieć się o wydatkach związanych z delegacjami poszczególnych członkiń i członków KE. By móc zapoznać się z tymi informacjami należy wejść na stronę Komisji Europejskiej. Tu wybieramy interesującą nas osobę. Następnie przewijamy do działu “Transparency” i klikamy w link “Missions”. System pozwala wyeksportować plik .xlsx, co jest wygodne. Poza celem podróży, znajdziemy także dodatkowe informacje związane z odbytymi spotkaniami, wysokością wydatków związanych z noclegiem, kosztami przejazdu czy dietami. Wśród innych zmian wprowadzonych po wnioskach i skargach od mieszkańców UE można wymienić też utworzenie przez Eurogrupę (która nie jest formalnym ciałem UE) internetowego repozytorium publicznie dostępnych dokumentów. 

Poradnik Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich dostępny jest w języku angielskim, część informacji jest dostępna w języku polskim.