Dwa lata temu weszła w życie nowelizacja ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, która nakłada na podmioty publiczne obowiązek wymiany korespondencji w postępowaniu administracyjnym drogą elektroniczną – art. 39 (2). Zapytaliśmy wszystkie powiaty w Polsce, czy wywiązują się z tego obowiązku. Nie wywiązują się.

Państwo chce zmniejszyć wydatki na administrację publiczną, dlatego już wkrótce list polecony z urzędu i sądu dostaniemy mailem. Nad ich dostarczeniem będzie czuwał Narodowy Operator Cyfrowy, który stworzy nowy system do zarządzania takimi wysyłkami. Trudno optymistycznie patrzeć na te plany, widząc, jak w praktyce wygląda obowiązkowa realizacja elektronicznej korespondencji między podmiotami publicznymi. Na 205 urzędów, których odpowiedzi analizowaliśmy, jedynie 52 radzi sobie z tym zadaniem. To zaledwie 25%. Więcej starostw, bo aż 61, nawet nie odpowiada na zwykłe maile wysłane jako wnioski o informację publiczną.

Wniosek o informację publiczną

We wrześniu 2018 roku wysłaliśmy do wszystkich starostw powiatowych w Polsce wniosek o informację publiczną:

1. Czy Starostwo Powiatowe posiada wdrożony elektroniczny obieg dokumentów? (jeśli nie, proszę przejść do pytania nr 2).

a. Czy jest to główna forma dekretacji dokumentów, czy tylko wspomagająca?

b. Czy elektroniczny obieg dokumentów starostwa jest kompatybilny z platformą EPUAP?

2. Czy wszystkie decyzje administracyjne w sprawach, których dotyczy art. 39 KPA, są doręczane w sposób wskazany w tym artykule: Koniec wymiany papierów między urzędami?

3. Jeśli nie wszystkie ww. decyzje są przekazywane podmiotom publicznym za pomocą platformy ePUAP, to jakie względy organizacyjne/techniczne/inne stoją na przeszkodzie?

4. Czy starostwo kontaktowało się z Ministerstwem Cyfryzacji w celu usunięcia ww. przeszkód?

Na nasz wniosek odpowiedziało 68% pytanych urzędów (214 z 314 starostw). Ze względów technicznych, przedstawionych w materiale źródłowym pod tekstem, analizowaliśmy tylko 205 odpowiedzi.

Czy Starostwo Powiatowe posiada wdrożony elektroniczny obieg dokumentów?

Choć z odpowiedzi wynika, że 80% zbadanych urzędów ma tzw. EOD czyli Elektroniczny Obieg Dokumentów (dokładnie 163 na 205 urzędów), to aż w 91% (148 na 163) z nich jest to tylko wspomagająca forma zarządzania dokumentami. Jedynie w 20 przypadkach był to główny kanał przesyłania dokumentów. Wygląda na to, że w polskich urzędach wciąż królują segregatory, teczki i sterty papierów.

A ile spośród tych 163 systemów EOD jest kompatybilnych z ePUAPem (Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej)? Nie jest źle, bo aż 136 (83%). Z drugiej strony, jeśli urząd ma sprawnie obsługiwać elektroniczną wysyłkę decyzji administracyjnych, to podstawą w każdym urzędzie powinien być Elektroniczny Obieg Dokumentów kompatybilny z platformą ePUAP. A zatem, jeśli odnieść się do potrzeb badanej grupy, będzie to mniejszy procent  – 66% urzędów ma w ogóle szansę bez problemów wysyłać decyzje elektronicznie.

Robi to jednak jedynie 25% urzędów (52 na 205 zbadanych). Zatem zaledwie ćwierć realizuje wymogi ustawy, przesyłając drogą elektroniczną wszystkie decyzje administracyjne do innych urzędów.

Dlaczego to nie działa?

75% urzędów (153) podało przyczyny, z powodu których nie jest w stanie realizować obowiązku nałożonego na nie przez artykuł 39 ust. 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, czyli wymieniać się z innymi urzędami korespondencją jedynie za pośrednictwem elektronicznych skrzynek podawczych.

Najczęstszy powód nieprzesyłania decyzji drogą elektroniczną, podany przez 27% (41) urzędów, które podzieliły się przyczynami trudności, to objętość dokumentów, której ePUPAP nie udźwignie albo brak wielkoformatowego skanera.

Są to problemy techniczne, które są związane ze zbyt dużym rozmiarem plików, które zostały wytworzone w ramach danej decyzji.

– odpisało nam Starostwo Powiatowe w Dąbrowie Tarnowskiej.

Urzędnicy z Bochni mają podobne problemy:

W przypadku, gdy pismo, postanowienie lub decyzja administracyjna zawierają załączniki wielkoformatowe, m.in. projekt budowlany, mapy, przedmiotowe dokumenty wraz z załącznikiem przesyłane są w formie papierowej, z uwagi na brak możliwości skanowania wielkoformatowych dokumentów.

W przypadku 12% (19) powiatów zgłaszających przyczyny niewypełniania przepisów ustawy, pojawia się twierdzenie, że problemem jest brak Elektronicznej Skrzynki Podawczej po stronie odbiorcy.

Kolejną częstą przyczyną rezygnowania z przesyłania dokumentów ePUAPem jest jego awaryjność. Taki powód podało 10% (15) urzędów z grupy, która wypowiedziała się w tym temacie.

Przekazywanie poza systemem elektronicznym spowodowane jest utrudnieniami technicznymi m.in. niemożnością dochowania terminów ze względu na prędkość przesyłu dokumentów przez platformę e-PUAP.

– pisze starosta z Nowej Soli. Poznańscy urzędnicy dorzucają, że ze względu na problemy techniczne platformy ePUAP przekazywanie decyzji podmiotom publicznym za jej pomocą jest bardzo utrudnione, a czasami wręcz niewykonalne.

Zdaniem urzędów przeszkodą jest konieczność przesłania oryginalnych dokumentów, na przykład przy dokumentacji budowlanej (12 wskazań).

Pojawiają się też problemy takie, jak niewystarczającej ilości podpisów elektronicznych, które są drogie (6 wskazań). Czasem, zamiast czekać na przełożonego z podpisem elektronicznym, urzędnik woli wysłać decyzję tradycyjną pocztą, zwłaszcza że często to same urzędy życzą sobie, by odpowiedź przyszła do nich w takiej właśnie formie.  

Choć przerzucenie korespondencji między podmiotami publicznymi do Internetu miało na celu zmniejszenie kosztów, wiele urzędów uważa, że efekt jest dokładnie odwrotny – skanowanie wielostronicowych dokumentów jest czasochłonne, a godzinę pracy urzędnika trudno porównać z kosztem znaczka pocztowego. Z drugiej strony, gdyby nie grzech pierworodny w postaci przechowywania dokumentów w postaci papierowej i drukowanie ich tylko po to, by przystawić pieczątkę, nie byłoby takiego problemu.

Tymczasem starostwa dosyć często tłumaczą się brakiem Elektronicznego Obiegu Dokumentów, czy jego niekompatybilnością z ePUAPem, wygląda na to, że w wielu urzędach wciąż króluje papier.

Choć niektórzy narzekają na brak środków na informatyzację urzędu, spora część melduje w swojej odpowiedzi, że ją wdraża. Jedni wdrażają EOD, inni podpisy elektroniczne czy obsługę ePUAPu. Jak się okazuje, przeszkodą we wdrażaniu bywają sami urzędnicy. Zdarzały się odpowiedzi, w których autorzy otwarcie narzekali na pracowników, którzy mimo szkoleń mają problemy z obsługą platformy. A Starostwo w Rzeszowie przyznaje, że niektórzy pracownicy są oporni na nowinki techniczne:

Istnieje czasem opór urzędników przed wprowadzaniem nowości i zmian w dotychczasowym sposobie załatwiania spraw, czasem zaś ich niechęć do obsługi urządzeń elektronicznych.

Pojawiają się też innego rodzaju obawa – brak tradycyjnego potwierdzenia odbioru dokumentu- skąd urzędnik ma mieć pewność, że po drugiej stronie ktoś przeczytał decyzję? Wprawdzie po wysłaniu dokumentu nadawca otrzymuje elektroniczne potwierdzenie odbioru, ale to nie zawsze oznacza, że pismo rzeczywiście odebrano. Przekonali się o tym pracownicy jednego z urzędów, którzy otrzymali takie właśnie potwierdzenie, a potem okazało się, że w skrzynce odbiorcy ten dokument w ogóle się nie pokazał.

Przyglądając się odpowiedziom urzędów, nie da się nie zauważyć, że wysyłanie decyzji przez ePUAP raczej nie działa niż działa, skoro udaje się to w całości tylko niewielkiej części urzędów, a lista przeszkód wskazanych przez starostwa jest bardzo długa.

Czy urzędy zgłaszają problemy do Ministerstwa Cyfryzacji?

Na tak postawione pytanie na 153 urzędy, które w odpowiedzi na nasz wniosek zgłaszały problemy, tylko 11 poinformowało o nich resort cyfryzacji. Może zatem ministerialni urzędnicy żyją w przekonaniu, że tylko nikły procent użytkowników ma problem z realizacją przepisów?. Żeby nie tkwili w błędzie, przekażemy im wyniki naszego badania i zachęcimy do wyjaśnienia wątpliwości, wprowadzenia koniecznych zmian po stronie państwa i aktywnego wspierania samorządów we wprowadzaniu zmiany.

***

Wszystkie odpowiedzi urzędów są dostępne w naszym systemie do zbierania danych, pod tym adresem: https://fedrowanie.siecobywatelska.pl/monitoringi/elektroniczny-obieg-dokumentow-w-powiatach

Przeanalizowane dane z 205 urzędów można obejrzeć, dalej analizować i promować. Dostępne są w pliku excel, open document i pdf. Mogliśmy przedstawić je w postaci zbiorczej analizy dzięki innowacyjnemu serwisowi do społecznościowej analizy danych publicznych – Sprawdzamy, jak jest. Użytkownicy serwisu czytali poszczególne odpowiedzi urzędów, zaznaczając na szablonie właściwą odpowiedź. Dzięki zaangażowaniu wielu osób, z których każda poświęciła ok. pół godziny na czytanie dokumentów, po kilku tygodniach mieliśmy gotowy zestaw danych do podsumowania.

Serwis powstał dzięki współpracy Sieci Obywatelskiej Watchdog Polska z Gerere Fun for Good

Na komentarz zasługuje także kwestia odpowiadania przez urzędy na wnioski o informację publiczną. Wysłaliśmy 314 wniosków, a odpowiedzi otrzymaliśmy od 214. Ponad 30% urzędów nie odpowiedziało. Ponieważ mechanizm, z którego wysyłamy wnioski – fedrowanie.siecobywatelska.pl pozwala na sprawdzenie czy nasze listy dotarły, wiemy że w przypadku 11% pojawiły się problemy techniczne z dostarczeniem wiadomości. Pozostałe 20% pozostało jednak bezczynnych. W kilku (9) wypadkach odpowiedzi nie były analizowane, z powodów technicznych po naszej stronie. Zestaw instytucji, których odpowiedzi nie wzięliśmy pod uwagę, wraz z przyczynami, dostępny jest w pliku excel, open document i pdf. Zachęcamy do indywidualnego zadawania pytań. Będziemy też wyjaśniali stopniowo przyczyny milczenia i możliwości rozwiązania problemów technicznych w korespondencji.

Skrócony raport z badania “Jak wygląda informatyzacja korespondencji między urzędami”