Czy można zaryzykować stwierdzenie, że pandemia przyspieszy transformację cyfrową urzędów? Czy pielgrzymowanie do gminy z każdą drobnostką można przynajmniej częściowo zastąpić kontaktem zdalnym? Postanowiliśmy to sprawdzić! Zapytaliśmy wszystkie urzędy gmin w Polsce, jakie rozwiązania cyfrowe proponują mieszkańcom. Teraz zapraszamy do wspólnego sprawdzania ich odpowiedzi. 

Likwidowane właśnie Ministerstwo Cyfryzacji 25 września donosiło, że już 8 milionów Polaków korzysta z profilu zaufanego – to ponad cztery razy więcej niż w 2018 roku. Teoretycznie te osiem milionów obywateli może załatwiać wiele urzędowych spraw, nie wychodząc z domu. Teoretycznie, ponieważ często napotykają na przeszkody po stronie urzędów. Awaryjna platforma ePUAP, brak elektronicznego obiegu dokumentów wewnątrz urzędu (EOD), brak przeszkolonych pracowników czy brak odpowiedniej liczby podpisów kwalifikowanych – to tylko część problemów, z jakimi muszą mierzyć się petenci chcący załatwić sprawę przez Internet.  Na te przeszkody zwracają również uwagę sami urzędnicy, którzy nie mieliby nic przeciwko temu, by zamiast zaklejać stosy kopert, wysyłać wszystko, nie wstając zza komputera. Przyglądając się wynikom naszego monitoringu cyfryzacji starostw powiatowych sprzed dwóch lat, trudno spodziewać się, że teraz nagle wszystko zaczęło działać. Zapytaliśmy wówczas, czy starostwa realizują nałożony na nie obowiązek przesyłania decyzji administracyjnych do innych urzędów drogą elektroniczną. Okazało się wówczas, że na 205 urzędów, które wzięły udział w badaniu, jedynie 52 wywiązuje się z tego obowiązku, choć zdecydowania większość ma EOD. Dlaczego? Powodem są problemy wymienione wyżej (ePUAP pułapką dla urzędników).

Pytamy

Skoro urzędy nie korzystają z możliwości elektronicznej wysyłki, mimo że muszą (tak jest z decyzjami administracyjnymi wymienianymi z innymi urzędami), to czy będą to robiły, gdy prawo ich do tego nie zobowiązuje, by wyjść naprzeciw oczekiwaniom mieszkańców?  Teraz to szczególnie ważne pytanie, ponieważ w czasie pandemii wiele osób unika skupisk ludzkich i stara się załatwiać zdalnie najwięcej, jak się da. Czy urząd wciąż jest miejscem, do którego trzeba pofatygować się osobiście? Czy urzędy zostały zmotywowani do zmiany sposobu dostarczania usług? Wiemy oczywiście, że instytucje publiczne starają się zapewnić maksymalne bezpieczeństwo odwiedzającym je mieszkańcom – trzeba umówić się na konkretną godzinę, czasem wystarczy wrzucić pismo do skrzynki przed urzędem i zostanie ono przekazane właściwemu urzędnikowi. Jednak nie oszukujmy się, to są rozwiązania tymczasowe, utrudniające życie i czasem niepewne.  Rozwiązaniem systemowym jest cyfryzacja. Chcąc sprawdzić, jak wygląda polski urząd AD 2020, wysłaliśmy do wszystkich urzędów kilka pytań.

Pytaliśmy o sposób zdalnego załatwiania spraw w urzędzie, o to jaką część usług można załatwić tą drogą, jakie są przeszkody we wdrażaniu rozwiązań cyfrowych i czy urzędy gmin korzystają z jakiejś pomocy w tej kwestii. Przy tej okazji zainteresowaliśmy się wdrażaniem elektronicznego obiegu dokumentów. Wiemy bowiem z własnego doświadczenia w czasie pandemii, że taki system to warunek konieczny do zorganizowania pracy zdalnej. 

Co z tym zrobimy?

W pierwszej kolejności chcemy przeanalizować z użytkownikami Sprawdzamy jak jest odpowiedzi urzędów. Na podstawie przeanalizowanych danych chcemy nie tylko zdiagnozować najważniejsze problemy stojące na przeszkodzie cyfryzacji urzędów, ale też wyłuskać dobre przykłady/wzorcowe urzędy, które mogą być inspiracją dla innych. Kolejnym krokiem będzie stworzenie rekomendacji dla instytucji, które mają realny wpływ na proces cyfryzacji urzędów.

Nim jednak przygotujemy rekomendacje, chcemy przeprowadzić wywiady pogłębione z urzędnikami, by omówić najczęściej pojawiające się w ankietach problemy i lepiej poznać przyczyny opornej cyfryzacji urzędów.

Chcemy się rozwijać!

Chcemy rozwijać nasz serwis do społecznościowej analizy danych Sprawdzamy jak jest, dlatego uruchomiliśmy konto na Patronite, jeśli uważasz, że to, co robimy, jest ważne, zostań naszym Patronem/Patronką!