Polskie gminy i dostęp do informacji publicznej

Od 15 lat obowiązuje w Polsce ustawa o dostępie do informacji publicznej. Na jej podstawie każdy może zadać instytucji publicznej pytanie dotyczące realizowanych przez nią zadań oraz jej finansów. Czy Polacy pytają?

Kiedy pod koniec zeszłego roku minister koordynator służb specjalnych przedstawił projekt ustawy o jawności życia publicznego, która ma zastąpić obecnie obowiązującą ustawę o dostępie do informacji publicznej (nie wiadomo, kiedy to nastąpi), po raz kolejny pojawiły się głosy, że należy wprowadzić ustawowe ograniczenia w korzystaniu z prawa do informacji, ponieważ jest wiele przypadków jego nadużywania. I tak na przykład Związek Gmin Wiejskich Województwa Podlaskiego w opinii skierowanej do MSWiA postuluje wprowadzenie obowiązku wykazania przez wnioskodawcę, że dana informacja jest mu potrzebna. Postanowiliśmy sprawdzić, czy rzeczywiście mieszkańcy tak intensywnie pytają, że paraliżują pracę urzędów.  

W lutym 2017 r. wysłaliśmy do wszystkich urzędów miast i gmin w Polsce wnioski następującej treści:

Na podstawie artykułu 61 Konstytucji RP, zwracamy się z wnioskiem o informację:

  1. Jaką liczbę wniosków pisemnych o informację publiczną (mailem, pocztą tradycyjną, do protokołu) otrzymał urząd w 2014 roku
  2. Jaką liczbę wniosków o informację publiczną (mailem, pocztą tradycyjną, do protokołu) otrzymał urząd w 2015 roku
  3. Jaką liczbę wniosków o informację publiczną (mailem, pocztą tradycyjną, do protokołu) otrzymał urząd w 2016 roku
  4. Udostępnienie ewidencji/spisu/rejestru wniosków o informację publiczną za 2014 rok.
  5.  Udostępnienie ewidencji/spisu/rejestru wniosków o informację publiczną za 2015 rok.
  6. Udostępnienie ewidencji/spisu/rejestru wniosków o informację publiczną za 2016 rok.

Jeżeli ewidencja/rejestr/spis prowadzona jest w formie elektronicznej, wnosimy o udostępnienia w postaci pliku w formacie dokumentu tekstowego lub arkusza kalkulacyjnego. Jeżeli ewidencja/rejestr nie jest prowadzony w formie elektronicznej, wnosimy o udostępnienie informacji w postaci skanu.

Wykorzystaliśmy do tego mechanizm, który umożliwia publikowanie naszych pytań i odpowiedzi od gmin w sposób automatyczny – fedrowanie.siecobywatelska.pl. W ramach opisywanego monitoringu wysłaliśmy 2467 wniosków.

Zareagowało 1690 urzędów, z czego dane dotyczące liczby wniosków podały 1622 urzędy. 26 stwierdziło, że wnioskujemy o informację przetworzoną, kilka wezwało nas do opłaty za udostępnienie żądanych przez nas danych. Martwi nas wysoki odsetek urzędów, które nie odpowiedziały na nasz wniosek (ok. 30%). Kiedy 4 lata temu zapytaliśmy o to samo wszystkie gminy, wynik był nieco lepszy, nie odpowiedziało nam 26%.

Rejestry

Zdecydowana większość gmin, które nam odpowiedziały, prowadzi rejestr wpływających do urzędu wniosków. W 2014 r. miało go 1331 gmin, w 2015 r. 1373, a w 2016 1392 gmin. W dobie powszechnej informatyzacji urzędów zadziwia duża liczba rejestrów prowadzonych ręcznie, nawet w postaci odręcznie narysowanej w zeszycie tabelki. Zarówno w 2014, 2015, jak i 2016 roku blisko 50 % to rejestry prowadzone w całości ręcznie. Wprawdzie widać, że z roku na rok przybywa rejestrów w formie elektronicznej, ale dzieje się to bardzo powoli (patrz tabela poniżej). Były też gminy (ok. 6%), w których część rejestrów była elektroniczna, a część prowadzona ręcznie, w zależności od wydziału, który odpowiadał na wniosek.

Rejestry w formie elektronicznej prowadzone są najczęściej w specjalnym programie do zarządzania obiegiem dokumentów, dosyć często w wordzie, rzadko w excelu. Na wyróżnienie zasługują urzędy, które publikują rejestry w Biuletynie Informacji Publicznej:

  • Urząd Miejski w Słupsku – na stronie znajduje się elektroniczny spis wniosków od 2015 r. do 2018 r., dodatkowo skan każdego wniosku i odpowiedź.
  • Urząd Miasta Kołobrzeg – na stronie znajduje się elektroniczny spis wniosków od 2014 r. do 2018 r. , dodatkowo skan każdego wniosku i odpowiedź.
  • Urząd Gminy Ostrówek – opublikowano rejestry, o które wnioskowaliśmy tj. za lata 2014-2016 w przeszukiwalnym pdfie, kolejnych niestety urząd nie publikuje.
  • Gmina Podedwórze – opublikowano rejestry, o które wnioskowaliśmy tj. za lata 2014-2016 w przeszukiwalnym pdfie, kolejnych niestety urząd nie publikuje.
  • Urząd Miasta w Malborku – rejestr prowadzony od maja 2016 r., ale trudno powiedzieć, czy uzupełniany na bieżąco, ponieważ na stronie nie ma dat i nie we wszystkich pismach się one pojawiają.
  • Radymno – w BIP są uzupełnione dane z 2016 r. i 3 wnioski z 2017 r.

Są urzędy, które wprawdzie nie zdecydowały się jeszcze na publikację rejestru wniosków w BIP-ie, ale prowadzą je w przejrzystej i łatwej do przeszukiwania i analizy formie (np. w Olszewie-Borkach, Chełmie, Ornontowicach, Starych Bogaczowicach).

Niestety większość przesłanych rejestrów, nawet jeśli jest prowadzona elektronicznie, nie pozwała na przeszukiwanie ich, ponieważ przesłano nam zwykłe skany. Są one mimo wszystko łatwiejsze do analizowania niż te prowadzone ręcznie, na kartce z zeszytu, przesłane m.im. przez OzorkówŚwidnicę, Nurzec-Stację, Chojnice, Starą Kornicę czy Lubniewice.

fragment skanu rejestru wniosków z gminy Ozorków

W wielu przypadkach nie było potrzeby anonimizacji tych danych, bo i tak nie dało się ich rozczytać. Tylko po co tworzyć nieczytelne rejestry? Takie rejestry otrzymaliśmy z gminy Kamień, z Łaskarzewa, Gniewina i Bierawy.

fragment rejestru z Łaskarzewa

Największym problemem jest niewłaściwa anonimizacja danych osób wnioskujących w udostępnionych rejestrach, a często jej brak. Prywatną sprawą człowieka jest to, czy korzysta ze swoich praw, dlatego urzędy nie powinny udostępniać imienia i nazwiska wnioskodawcy (o ile w ogóle zbiera takie dane), a spora część to zrobiła. Aż 159 gmin przesłało nam rejestry z szerszymi danymi – były to adresy email, miasta zamieszkania, a czasem całe adresy. Niektóre gminy starały się zakryć dane wnioskujących, ale np. w trakcie ich zamazywania wypisał się marker i dane można z łatwością odczytać – zapewne urzędnicy nawet nie spojrzeli na to, co wysyłają. To oznacza, że prawie 10% gmin, które odpowiedziały na nasz wniosek, nie zachowało wystarczającej dbałości o dane osobowe. Szkoda, że kiedy idzie o dane urzędników (i to takie, które są informacjami publicznymi), urzędy wykazują się dużo dalej idącą ostrożnością, niejednokrotnie odmawiając nam udostępnienia informacji np. komu z urzędu burmistrz przyznał nagrody.

Uprzejmie informuję, że nie przysługuje Wam, jako <stowarzyszeniu> prawo do informacji publicznej

Wśród ponad półtora tysiąca odpowiedzi znalazło się kilka, które zasługują na omówienie. Urząd w Koluszkach wezwał nas do wniesienia opłaty w wysokości 90 zł., ponieważ rejestr jest w pdf-ie i wymaga przepisania do formatu edytowalnego (we wniosku prosimy o format edytowalny, jeśli w takim rejestr jest prowadzony). Urzędnicy z Ogrodzieńca na wszelki wypadek zanonimizowali wszystko z wyjątkiem tematu wniosku, podobnie Żelechów, natomiast Wielopole Skarżyńskie poszło o krok dalej i z udostępnionego rejestru możemy jedynie odczytać datę wpłynięcia wniosku i informację, czy udzielono odpowiedzi, resztę zasłonięto.

Ujazd przesłał nam dwie różnie odpowiedzi, Elbląg i Księżpol udostępniły zupełnie nieczytelne skany.Trudno powiedzieć w tej sytuacji, że zrealizowano obowiązek informacyjny, skoro nie jesteśmy w stanie odczytać przesłanych nam danych. Urząd Miejski w Cedyni dodał na końcu odpowiedzi ciekawy dopisek: dot. zarządzenia 94/2016 Burmistrza Cedyni, które mówi o tym, że podmiot wykorzystujący informacje publiczne ponosi odpowiedzialność za ich wykorzystanie niezgodnie z prawem. Podobnie dziwny komunikat przesłała Iłowa :

Ponieważ wniosek o udostępnienie informacji publicznej został złożony w innym trybie niż określony w art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 25 lutego 2016 r. o ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz.U. 2016 poz. 352), udostępniona informacja publiczna nie może być ponownie wykorzystana w celach komercyjnych lub niekomercyjnych, innych niż jej pierwotny publiczny cel wykorzystywania, dla którego informacja została wytworzona.

Żary wyrzuciły nasz wniosek bez czytania, Nowogrodziec stwierdził, że nie udostępni nam rejestrów, ponieważ system, w którym jest prowadzony, nie pozwala na ich anonimizację, podobnie Pacanów, który otrzymał po 1 wniosku w 2014 i 2015 r., a w 2016 żadnego.

A Białowieża:

Uprzejmie informuję, że nie przysługuje Wam, jako <stowarzyszeniu> prawo do informacji publicznej. Zgodnie z orzeczeniem SK 36/14 TK z dn. 2.12.2015 r. <Trybunał stwierdza, że konstytucyjne prawo dostępu do informacji publicznej przysługuje wyłącznie <obywatelom>, a zatem osobom fizycznym legitymującym się obywatelstwem polskim.

Ludzie wnioski piszą?

Z odpowiedzi gmin wynika, że w najbliższym czasie nie grozi nam paraliż władzy samorządowej, która zostanie zasypana gigantyczną liczbą wniosków.

W 2014 r. urzędy średnio otrzymały 92 wnioski, w 2015 i 2016 r. 201 wniosków.

Około połowy urzędów otrzymało w tych trzech latach między 21 a 50 wniosków. Ponad 100 wniosków otrzymało między 5 a 7% urzędów (w zależności od roku). Podzieliwszy jeszcze te wnioski przez liczbę wydziałów w każdym urzędzie łatwo zgadnąć, że z pewnością nie każdy pracownik gminy ma szansę choć raz w roku odpowiedzieć na wniosek o informację publiczną.

LICZBA WNIOSKÓW:

Najwięcej wniosków otrzymały Warszawa i Kraków, najmniej Klwów, Pacanów i Oleśnica (która twierdzi, że w latach 2014-2016 nie udostępniała informacji publicznych!).

Wygląda na to, że niektóre gminy nie prowadzą zbyt gorliwie swoich rejestrów, ponieważ nie ma w nich śladu po naszych wnioskach, choć na pewno je wysyłaliśmy przy okazji różnych monitoringów. Pytanie, czy wszystkie wnioski są tak wybiórczo rejestrowane.

Kto wnioskuje

37% gmin nie ujawniło nam w rejestrach żadnych danych osób czy firm składających wnioski.

Z analizy rejestrów, w których dane zostały ujawnione, wynika, że niestety w dużej mierze do gmin wnioskują firmy przygotowujące się do przesłania ofert swoich usług, instytuty badawcze, organizacje pozarządowe, a nawet… same gminy (!). W tym tłumie zdarzają się też mieszkańcy i mieszkanki, jednak niestety są w mniejszości.

O co pytamy

Pytania, które były zadawane urzędom, podzieliliśmy na kilka kategorii: środowisko/ekologia, sport, inwestycje, dane statystyczne, sprawy społeczne, informacja o funkcjonowaniu urzędu i kultura.

Najwięcej pytań dotyczyło kwestii schronisk dla zwierząt (wyłapywanie, ochrona zwierząt, program opieki nad zwierzętami, porozumienia na prowadzenie schroniska, sterylizacja etc.). Dużą grupę stanowiły też pytania  o systemy informatyczne, komputerowe, operacyjne, budżet na IT, wydatki teleinformatyczne etc. oraz usuwanie azbestu (te zapewne były składane przez firmy). 

Mieszkańców z kolei bardziej interesowały kwestie:

  • planowanych inwestycji kanalizacyjnych,
  • zagospodarowanie przestrzenne,
  • dyżury i dane radnych i prezydenta,
  • protokoły z sesji rady, komisji, zespołów roboczych,
  • treść uchwał rady miejskiej,
  • budżet obywatelski,
  • dokumentacja przetargowa,
  • kwestie podatków,
  • nieruchomości.

Z zebranych przez nas danych wynika, że prawo do informacji stało się wygodnym narzędziem pozyskiwania informacji przez przedsiębiorców, natomiast mieszkańcy wciąż rzadko z niego korzystają i wciąż mamy dużo do zrobienia w dziedzinie jego popularyzacji. Odsetek gmin, które nie zrealizowały swojego ustawowego obowiązku i nie odpowiedziały na nasz wniosek, pokazuje, że konieczna jest również edukacja urzędników. Jeśli urzędy będą sprawniej odpowiadały, ludzie zapewne zaczną chętniej pytać. 

Analizę odpowiedzi przeprowadził zespół wolontariuszy i wolontariuszek oraz pracownic i pracowników: Katarzyna Batko-Tołuć, Martyna Bójko, Paulina Czeredys, Szymon Dubiel, Joanna Gucman-Muż, Piotr Kalankiewicz, Paula Kłucińska,  Damian Krawczyk, Ewa Newelska, Roksana Maślankiewicz, Katarzyna Połajdowicz,  Karolina Rogatko,  Agnieszka Wójcik,  Magdalena Zając i Agnieszka Zdanowicz. Wszystkim serdecznie dziękujemy za pomoc!

 

 

Pomóż jawności i naszej niezależności!

Komentarze

  1. Jan Krzysztof Wasilewski

    Robicie BARDZO WAŻNĄ robotę! Niestety, wnioski są ponure i załamujące…
    Ale gdyby nie Wy, byłoby jeszcze gorzej!

  2. Adam Kopciński-Galik

    Napisaliście, że „W przypadku osób fizycznych urząd może udostępnić co najwyżej imię i nazwisko wnioskodawcy”. Czy faktycznie imię i nazwisko wnioskodawcy nie musi być anonimizowane?

    Ok. 2 lat temu wnioskowałem do urzędu miasta Szczecina o udostępnienie rejestrów wniosków i zanonimizowali nie tylko imiona i nazwiska osób fizycznych (prosiłem ich aby anonimozację ograniczyli do inicjałów [prosta formuła w arkuszu kalkulacyjnym], a nie całkowicie kasowali kolumnę z danymi wnioskodawców – ale odmówili mi twierdząc, że to urząd decyduje o tym, jak zanonimizuje dane).

    Co więcej zanonimizowali także dane innych podmiotów jak prasa, spółki, stowarzyszenia, twierdząc że nie będą tracić czasu na rozstrzyganie czy np. Stowarzyszenie S albo Fundacja F jest imieniem i nazwiskiem osoby fizycznej czy nie (informacja przetworzona).

    Czy mogę zatem ponowić wniosek by przesłali mi rejestry z ww. danymi wnioskodawców bez anonimizacji? Na co powinienem się powołać, jeśli ponownie wszystko zanonimizują?

    1. Redakcja

      Choć przyjęło się uważać, że imię i nazwisko wnioskodawcy można udostępnić, to skonsultowaliśmy jeszcze to zagadnienie z naszym prawnikiem, który jednak stoi na stanowisku, że i te dane powinny być zanonimizowane, gdyż prywatną sprawą człowieka jest, czy i jak korzysta ze swoich praw. Dlatego wycofujemy się z tego stanowiska i przepraszamy za zamieszanie.

Dodaj komentarz

Przed wysłaniem komentarza przeczytaj "Zasady dodawania i publikowania komentarzy".

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *